Waarom document management?

Er zijn verschillende redenen waarom document management een serieuze meerwaarde heeft voor jouw organisatie. Tijd dus om wat dieper in te gaan op het waarom van document management.

Betere samenwerking door document management

Een goed documentbeheer draagt bij aan een betere samenwerking, zowel intern als met externe partijen. Medewerkers in het veld kunnen snel schakelen met mensen op kantoor en altijd en overal documenten inzien, bewerken en delen. Dit is vooral belangrijk binnen branches waarin je met veel andere organisaties samenwerkt. De bouw, met zijn verschillende aannemers en onderaannemers, is een goed voorbeeld van zo’n sector.

Versiebeheer

Verbeterd versiebeheer is een ander voordeel van modern documentmanagement dat de onderlinge samenwerking stroomlijnt. Je herinnert je vast nog wel de situatie van vroeger, toen je na het wijzigen van een document per e-mail steeds een nieuwe versie naar je collega’s of externe contactpersonen moest sturen. Uiteindelijk circuleerden er tig versies binnen de organisatie en was het een hele puzzel om helder te krijgen of je wel de actueelste voor je neus had. 

Met een goed DMS zorg je ervoor dat een document na het bewerken een nieuw versienummer krijgt. Zo zie jij direct welke versie de laatste is én zie je ook oudere versies terug die je kunt vergelijken met de actueelste. Dat werkt makkelijk en bespaart je een hoop frustraties op de werkvloer. Daarnaast kun je notificaties instellen die je een seintje geven als een document is gewijzigd. 

Documenten delen met de juiste autorisatieregels

Niet elk document heeft dezelfde status. Er zijn bestanden die je gewoon voor een groot deel van je medewerkers en externe partners beschikbaar wilt stellen, maar ook gevoelige documenten die alleen voor een select aantal ogen bestemd zijn. 

Met een goed beleid voor documentmanagement en het juiste DMS verbind je het bewerken en delen van documenten aan autorisatieregels. Je kunt de toegang tot bestanden voor bepaalde individuen en teams beperken, bijvoorbeeld door ze de status van ‘alleen lezen’ te geven of de geldigheid van links te beperken met een tijdslot. De link is dan maar een beperkte periode geldig. Je kunt er ook voor kiezen om gevoelige documenten standaard te versleutelen (encryptie) als je ze deelt of verstuurt.

Met een heldere mappenstructuur en duidelijke naamgeving zoek je documenten niet alleen op naam, maar ook op kenmerken, bestandstype, inhoud en datum. 

Veel tijdwinst door goed document management

Ben je regelmatig een kwartier of langer bezig met het zoeken naar die o zo belangrijke presentatie of samenvatting? Enorm zonde van je tijd natuurlijk, zeker als er nog een waslijst aan taken op je ligt te wachten… Goed document management neemt je problemen en frustraties weg. Met een heldere mappenstructuur en duidelijke naamgeving zoek je documenten niet alleen op naam, maar ook op kenmerken, bestandstype, inhoud en datum. 

Beter, slimmer en goedkoper archiveren

Je herinnert je vast de traditionele manier van archiveren nog wel. Kasten vol dikke ordners en een enorme papierberg. Zo’n structuur maakt niet alleen het zoeken naar een document lastig: het zorgt ook voor hoge printkosten en een groot risico op het verliezen van essentiële informatie bij een brand of andere calamiteit.

Modern document management met een goed DMS maakt het mogelijk om fysieke archieven helemaal te digitaliseren, een overzichtelijke digitale mappenstructuur te maken en documenten elektronisch te ondertekenen. Het resultaat? Minder papiergebruik, lagere print- en opslagkosten, minder behoefte aan fysieke opslagruimte en een kleinere kans op het kwijtraken van data en documenten. 

Documenten zijn altijd en overal veilig bereikbaar

Een ander belangrijk voordeel van modern document management in de cloud is dat medewerkers en externen met de juiste credentials altijd, overal en op elk apparaat documenten kunnen bekijken en bewerken. Dat is vooral handig voor medewerkers die vaak onderweg zijn. Denk bijvoorbeeld aan monteurs, ingenieurs of salespersonen. Aanbieders van clouddiensten steken tegenwoordig ook veel geld in cybersecurity, waardoor je documenten in de cloud meestal veiliger zijn dan on-premises. 

Documenten beheer je liever online.
Documenten beheer je liever online.

Til document management naar een hoger niveau met Prostream

Je ziet, met document management en het juiste DMS krijg je meer, sneller en makkelijker inzicht in al je informatiestromen. Dat maakt het foutloos uitvoeren van projecten en werkzaamheden een stuk eenvoudiger. 

Ben jij op zoek naar een oplossing waarmee je grip krijgt op je hele informatielandschap? Met Prostream: 

  • beheer je bestanden slimmer, makkelijker en overzichtelijker;
  • werk je makkelijk samen in documenten;
  • bekijk je actuele en historische versies;
  • deel je documenten snel en veilig met anderen; 
  • verstuur je grote bestanden met één muisklik; 
  • en maak je een overzicht van al je projecten met inzichtelijke dashboards en rapportages.

Ga door naar het volgende artikel: “Wat is de Wet Kwaliteitsborging?