Hoe kies je een document management systeem

Heb ik de laatste versie wel voor mijn neus? Voor veel bouwprofessionals is deze vraag van levensbelang. In de werkpraktijk levert dit soort uitzoekwerk onnodig veel tijd en vertraging op. Met een goed document management systeem in de bouw zorg je dat jou dit niet overkomt.

Wat doet een document management systeem?

Het is altijd handig om zeker te weten dat je in de laatste versie van een document werkt. Zeker als je met meerdere mensen in of aan hetzelfde bestand werkt. Zo voorkom je dat je aanpassingen doet in een oud document en vervolgens een nieuwere versie overschrijft. 

Ook is het fijn om bestanden gemakkelijk te kunnen delen. Bijvoorbeeld wanneer je met verschillende partijen aan een opdracht werkt. 

Goed documentbeheer helpt je hierbij. Met bouwsoftware, of specifiek een document management systeem (DMS) sla je documenten in één centrale plek op. Alle betrokkenen kunnen bij de documenten en iedereen weet zeker dat er in de laatste versie wordt gewerkt.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

Als er dan een conflict is, kan je altijd terugkijken of alles gecheckt is door de betrokken partijen en of er akkoord gegeven is.

Het belang van een document management systeem in de bouw

Als projectleider in de bouw heb je met veel partijen te maken. Ruwbouw, keuken, sanitair, tegels, vloeren en elektriciteit wordt vaak allemaal door verschillende partijen verzorgd. Daarbij vindt onderling veel samenwerking plaats.

Met een goed document management systeem in de bouw geef je alle betrokkenen toegang tot specifieke mappen en documenten en kan je grote bestanden naar elkaar sturen. 

Ook zie je wie wat wanneer geüpload heeft. Als er dan een conflict is, kan je altijd terugkijken of alles gecheckt is door de betrokken partijen en of er akkoord gegeven is. Dat scheelt welles-nietes-discussies en geeft je juridisch meer houvast. 

Een ander voordeel van documentbeheer is dat je zeker weet dat iedereen de laatste versie van een document voor zijn neus heeft. Het plaatsen van een QR-code op een bouwtekening is bijvoorbeeld een handige feature van document management in de bouw. Daarmee scan je de tekening en zie je direct of je met de laatste versie werkt. Als dat niet het geval is krijg je een melding.

Het grootste nadeel van een algemeen pakket, is dat je in feite een lege huls koopt.

Standaardpakket of sectorspecifiek?

Als je documentbeheer in de bouw wilt toepassen, kan je kiezen uit verschillende softwarepakketten. Je kan voor een algemeen DMS gaan, maar ook voor software die specifiek toegespitst is op projecten in de bouw. Dat laatste heeft een aantal voordelen:

• Functionaliteiten en workflows toegespitst op projecten in de bouw.
• Specifieke features voor de bouw die je niet krijgt bij algemene oplossingen.
• Betere communicatie en advies: leverancier heeft ervaring in de bouw.

Het grootste nadeel van een algemeen pakket, is dat je in feite een lege huls koopt. Je hebt vervolgens een leger aan consultants en programmeurs nodig om het op maat in te richten. Veel makkelijker om gewoon direct software te kiezen die speciaal voor projecten in de bouw is ingericht en alle features bezit die jij nodig hebt.

Welke functionaliteiten mogen niet ontbreken in een document management systeem?

Overtuigd van het nut van een DMS voor de bouw? Let in je zoektocht naar de perfecte software op dat het alle functionaliteiten bevat die jij nodig hebt. Wat ons betreft zijn deze zaken essentieel:

• Toegang delen tot specifieke mappen en bestanden. Zowel met gebruikers als met externen.
• Bereikbaar vanuit de cloud en vanaf verschillende devices toegankelijk. Ook vanaf de bouwplaats dus.
• Digitaal stempelen van tekeningen. 
• Repro-opdrachten kunnen versturen.
• Automatisch versiebeheer en -controle.
• Datum en tijd vastleggen van elke actie.
• Mogelijkheid om real-time commentaar te plaatsen bij tekeningen en documenten.
• Aanpassingen en nieuwe bestanden automatisch delen met betrokkenen.
• Geïntegreerde workflows toegespitst op bouwprojecten.
• Aantoonbaar goede beveiliging. Bijvoorbeeld d.m.v. ISO-certificering.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.