Hoe werk je beter samen met externe partijen tijdens een bouwproject?
Een bouwproject doe je zelden alleen. Je werkt vaak samen met anderen en dan valt of staat het met een goede samenwerking. Je bent afhankelijk van elkaar om het project soepel te laten verlopen. Het is daarom belangrijk dat je weet waar de ander mee bezig is. Bij Prostream maken we samenwerken in de bouw makkelijker en dat begint met deze vijf praktische tips.
1. Bepaal waar je samen naartoe werkt
Dat klinkt erg voor de hand liggend, maar het is goed om even bij elkaar te komen en het uiteindelijke doel door te nemen. Zet het op de agenda bij de eerste lean-planning-sessie in de bouwkeet en neem er goed de tijd voor. Bespreek duidelijk wat moet er gebeuren en welke stappen zijn nodig om daar te komen. Bepaal de milestones en oplevermomenten die het project van de ene naar de andere fase brengen.
2. Maak duidelijke afspraken voor én tijdens je bouwproject
Wie gaat wat doen? Iedereen moeten weten wat zijn rol is in het hele project. Een bouwproject bestaat veelal uit verschillende fases en oplevermomenten. Koppel een eigenaar aan de verschillende doelen en tussentijdse oplevermomenten. Zo weet je altijd dat er iemand verantwoordelijk is gedurende het hele project en heb je als eindverantwoordelijke zekerheid omdat je weet dat andere mensen hun afspraken na moeten komen.
Het is daarnaast belangrijk dat je het overzicht houdt. Zorg daarom voor een centrale plek waar alle communicatie rondom het project plaatsvindt. Deze moet makkelijk toegankelijk is en bruikbaar voor op de bouwplaats. Doe dat het liefst digitaal, bijvoorbeeld in bouw software. Pas dan weet je zeker dat er met de meest actuele informatie wordt gewerkt en is er geen onduidelijkheid over waar informatie te vinden is. Hiermee kunnen heel veel fouten in het project gemakkelijk voorkomen worden. Als alle informatie altijd voor iedereen beschikbaar is, groeit het vertrouwen in elkaar. Pas dan kun je samen de bouw naar een hoger niveau tillen.
3. Houd een vinger aan de pols
Het is gemakkelijk om op te gaan in enkel jouw eigen onderdeel van het project, maar blijf in contact met elkaar. Het is belangrijk dat je nu en dan samen even kijken of alles nog een schema loopt. Maak het een vast onderdeel van jullie lean-planning sessies. Zo herken je op tijd of er ergens een probleem is of dat het project vertraging oploopt. Het is daarnaast natuurlijk ook een goed moment om even bij te kletsen.
4. Houd tijdens een bouwproject met alles rekening
Uiteindelijk plan je met zijn allen voor het beste, maar moet je wel met het ergste geval rekening houden. Het kan zijn dat er toch dingen misgaan of dat het project om wat voor reden dan ook vertraging oploopt. Kijk dus kritisch naar de verschillende onderdelen van je planning en probeer fouten te elimineren. Kijk van tevoren waar dingen mis kunnen gaan en zorg ervoor dat er een plan B klaar ligt.
Zorg voor duidelijke deadlines en dat iedereen daarvan op de hoogte is. Stuur op tijd (geautomatiseerd) waarschuwingen per e-mail naar de verantwoordelijken als iets vertraging dreigt op te lopen. Zo vang je eventuele fouten zo snel mogelijk op en geef je jezelf meer kans om daar slim mee om te gaan zonder dat dit erg in papieren gaat lopen.
5. Vier de successen
Ten slotte, vier vooral samen de momenten dat alles lekker op schema loopt. Zo hoor je niet alleen van elkaar als het misgaat. En, het is altijd leuk om te horen dat je lekker bezig bent. Je moet op elkaar kunnen bouwen.
Met deze tips maakt je bouwproject sowieso een vliegende start.
Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.
Wil je meer tips over hoe we jouw project makkelijker kunnen maken? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief.