Prostream vs. Docstream: documentbeheer

Dat een goed document management systeem onmisbaar is in de bouw, hebben we al eens eerder uitgelegd in dit blog. Toch is het ook van belang om een goed werkend systeem af en toe eens kritisch te bekijken en te besluiten dat we met een toekomstbestendiger platform nog meer functionaliteiten kunnen bieden. Daar komt Prostream kijken. Overgaan op een nieuw projectmanagement systeem is natuurlijk niet niks. Je wilt weten welke functies in het nieuwe systeem zitten: zijn jouw vertrouwde functies nog wel aanwezig in het nieuwe product, en wat heeft het product nog meer te bieden in toevoeging op jouw bestaande oplossing? Om die vragen te beantwoorden, lichten we de verschillen tussen in Docstream en Prostream graag voor je uit. Eerder deden we dit al in grote lijnen, maar nu zoomen we graag ook even in op het documentbeheer-gedeelte van Prostream. 

Prostream of Docstream: hoe zat het ook alweer? 

Aan de hand van 20 jaar ervaring op het gebied van bouw software en samenwerkingen met meer dan 85.000 projectleiders, hebben we ons document management systeem Docstream nog eens kritisch onder de loep genomen. Dat resulteerde in Prostream: de oplossing voor documentbeheer en kwaliteitscontroles in de bouw. Prostream is gebouwd zodat jij overzicht kunt houden over ál jouw lopende projecten, documenten, workflows én kwaliteit kunt borgen. 

Twee verschillende locaties

Binnen Prostream kun je jouw documenten beheren op twee verschillende plekken: binnen jouw organisatie en in je projecten. In jouw organisatie zet je alle documenten die je alleen hoeft te delen met mensen binnen jouw bedrijf. Zo zijn je al jouw collega’s altijd op de hoogte. 

Ga je aan de slag met een project? Zet daarin dan alle mappen en documenten die met dat specifieke project te maken hebben. Het is hier ook mogelijk om externe partijen, zoals onderaannemers, uit te nodigen. Jij bepaalt wie welke bestanden kan inzien. 

Downloaden is verleden tijd

Om een document te bekijken in Docstream, moest je het eerst downloaden en vervolgens openen met de software op jouw computer. Hierdoor kon het gebeuren dat je meerdere versies van een bestand in jouw downloadmap had, wat leidde tot verwarring en onnodige fouten (met de bijbehorende kosten). In Prostream kun je daarom direct het bestand bekijken, zonder het te downloaden. Dankzij het versiebeheer zie je direct wat de vorige versies zijn geweest en welke wijzigingen zijn aangebracht. 

Zo weet iedereen direct waar jij het over hebt.

Documentbeheer: annotaties en ondertekenen

In Prostream is het krachtige PDFtron gebouwd. Hier kun je niet alleen documenten ondertekenen, maar ook direct opmerkingen in het document plaatsen, formulieren invullen, een vorm of lijn invoegen, een afstand meten, teksten toevoegen… Zo weet iedereen direct waar jij het over hebt. 

Deel net even anders

Waar je in Docstream gebruikmaakte van de berichtenmodule om een bestand te delen, doe je dat in Prostream met de ‘share’-knop die bij elk bestand wordt getoond. Natuurlijk kun je voor context nog steeds een bericht meesturen. Daarnaast is het ook mogelijk om direct een verbinding te maken met Microsoft Teams of een download-link aan te maken. Deze laatste beveilig je eenvoudig met een wachtwoord, zodat jouw bestanden veilig zijn en blijven.

Natuurlijk kun je nog wel een bericht achterlaten in de commentaar-module van het bestand. Typ een @[de naam van jouw collega/externe] om een collega of externe op de hoogte te brengen van jouw reactie. 

Documentbeheer: procedures en workflows

Waar je eerst via procedures een opvolgende takenlijst aanmaakte, creëer je nu een workflow. Dit doe je in een project. Linksboven via het menu in jouw project vind je deze workflow. Hier maak je taken aan. Deze kun je ook direct aan de verantwoordelijke toewijzen. Voeg direct bijlages of deliverables toe aan de taak zodat de verantwoordelijke weet wat er van hem of haar verwacht wordt.