Van Docstream naar Prostream: wat is er anders?
Prostream komt voort uit 20 jaar samenwerken met 85.000 projectleiders, werkvoorbereiders en uitvoerders in de bouw. Document Management heeft daarin altijd een centrale rol gespeeld. Het is de ruggengraat waar alle andere processen, zoals kwaliteitsmanagement, workflows en BIM, op inhaken.
Toch is Prostream niet een kant-en-klare kopie van Docstream. Sommige dingen werken net even iets anders. De voornaamste reden hiervoor is dat we Prostream hebben ontwikkeld op een toekomstbestendige manier. Dus als je gewend bent om in Docstream te werken, dan kan het wellicht even wennen zijn als je Prostream voor de eerste keer opent. In dit artikel geven we een overzicht van de belangrijkste veranderingen die jij moet weten om snel aan de slag te kunnen.
Navigeer direct naar:
1. Een nieuw likje verf
2. Documenten delen is net even anders
3. Verder communiceren over een document
4. Bekijk de voorvertoning met één klik
5. Direct aan de slag met PDF’s
6. BIM-viewer
7. Organisatie versus project
8. De machtigingen werken daarom ook wat anders
1. Een nieuw likje verf
De fanatieke Docstream-gebruiker die Prostream opent ziet het meteen: het ziet er heel anders uit. De basis is wel hetzelfde gebleven; nog steeds werk je in de welbekende mappenstructuur, werk je altijd met de meest recente documenten door middel van het versiebeheervenster onderin en kunnen alleen de personen met de juiste machtigingen terecht in bepaalde mappen. Bovenop die bekende basis hebben we een aantal features toegevoegd, daar gaan we bij de volgende punten dieper op in.
2. Documenten delen is net even anders
Een goed voorbeeld van iets dat net even anders werkt is het documenten delen met collega’s en externen. Waar je dat eerst door middel van een bericht deed, is daar nu de knop ‘delen’ voor in de plaats gekomen. Daar kun je dan een bericht bij typen voor de ontvanger, zodat ook de context duidelijk is.
Wel kan je nog steeds een documentlink genereren. Deze link kan je voorzien van een wachtwoord en een verloopdatum.
3. Verder communiceren over een document
Wil je graag communiceren over een bepaald document? Dat kan via het tabje ‘commentaar’ bij een specifiek document. Daar kun je (met extra opmaak) berichten typen, collega’s en externen ‘taggen’ met een @ en zelfs bestanden uploaden als commentaar. Zo blijft de correspondentie over ieder document geborgd op één plek.
4. Bekijk de voorvertoning met één klik
Eerst een document downloaden, ergens opslaan, niet kunnen vinden, vervolgens heel veel verschillende versies van dat document op je computer hebben en compleet het overzicht verliezen. Dat is verleden tijd in Prostream. Met slechts één klik op de preview-knop kun je (de laatste versie van) een document even snel bekijken en weer door met je werkzaamheden.
5. Direct aan de slag met PDF’s
Naast de preview-knop is er nog een functie waarmee je direct met PDF’s aan de slag kunt. Niet alleen kun je in de PDF-viewer berichten direct op een PDF plaatsen en erop tekenen om zaken te verduidelijken. Je kunt daarnaast ook twee verschillende tekeningen over elkaar leggen. Prostream geeft dan direct aan wat de verschillen zijn.
6. BIM-viewer
Wat nieuw is in Prostream ten opzichte van Docstream, is dat je ook even snel een BIM-model kunt bekijken. Door een geïntegreerde viewer van Autodesk liggen alle voordelen van BIM aan je voeten. In de viewer kun je onder andere informatie van specifieke onderdelen bekijken, afstanden meten en doorsneden maken.
7. Organisatie versus project
In de bouw gaat bijna alles over samenwerken. En precies daar is Prostream op ingericht. Omdat je nooit in dezelfde situatie met mensen werkt, is er een onderscheid gemaakt tussen de organisatie waarin je werkt en de projecten waarbij je betrokken bent. Is de balk links donkerpaars? Dan werk je in je organisatie en kun je alles delen met jouw directe collega’s. Is de balk links lichtpaars? Dan zit je in een specifiek project, kun je ook werken met externen en met projectspecifieke bestanden aan de slag. Overzicht houden was nog nooit zo makkelijk.
Organisatieniveau:
Projectniveau:
8. De machtigingen werken daarom ook wat anders
Dit punt is vooral relevant voor beheerders van de Prostream omgeving.
Misschien wel dé belangrijkste functie in een DMS is het regelen van machtigingen: wie mag er in welke map kijken? Mag die persoon ook dingen aanpassen, goedkeuren, bevriezen en verwijderen, of alleen de documenten bekijken? In het tabblad ‘gebruikers en groepen’ kun je door simpel een hokje wel of niet aan te vinken de voorkeuren regelen die passen bij jouw bedrijf.