Prostream versus OneDrive: een eerlijke vergelijking

In een bouwproject wil je samen kunnen werken met alle betrokken partners; intern en extern. Van collega’s tot aannemers en onderaannemers, je moet zeker weten dat iedereen met dezelfde informatie werkt. Door documenten te delen via een online platform, kun je effectief samenwerken. Om online bestanden te delen zijn er allerlei platforms beschikbaar: in eerdere blogs hebben we al de vergelijking gemaakt met Google Drive, Dropbox en Sharepoint, dit keer vergelijken we Prostream met OneDrive.

Online samenwerken

Als je bestanden wilt delen om effectief samen te werken in dezelfde documenten, is het cruciaal hóe je dat doet. Want hoe garandeer je dat iedereen met dezelfde bestanden werkt en niet met een verouderde versie? Hoe kun je zien wie welke wijzigingen heeft gedaan en in welke versie je zit? En mocht iemand nou een onvergeeflijke fout hebben gemaakt, wil je ook eenvoudig terug kunnen naar de vorige versie. Prostream is een samenwerkingsplatform, specifiek gericht op de bouw. OneDrive is een algemenere oplossing. Wat zijn nou de voordelen en de nadelen van beide systemen? Je leest het in dit artikel, waarin we een eerlijke vergelijking maken tussen Prostream en OneDrive.

Wat kun je met OneDrive?

OneDrive is een persoonlijke cloudopslag van Microsoft (Windows Live). Op OneDrive kun je foto’s en bestanden opslaan en ze vanaf elk apparaat openen, bewerken en delen. Door OneDrive te combineren met je office apps kun je in realtime samenwerken met anderen. Je kunt bestanden, mappen of foto’s delen door een koppeling te sturen via e-mail. De koppeling kan geldig zijn voor specifieke personen of bijvoorbeeld voor iedereen die de koppeling ontvangt. Ook is het mogelijk om wachtwoorden of vervaldata in te stellen en aan te geven of mensen het bestand alleen mogen lezen of ook kunnen bewerken. Meerdere mensen kunnen gelijktijdig in het gedeelde bestand werken en van bestanden wordt automatisch een back-up gemaakt.

Het kan tot een week duren voor je antwoord krijgt op je vraag.

OneDrive is Office georiënteerd

In OneDrive kun je vijf GB gratis opslagruimte gebruiken. Wanneer je voor de dienst wil betalen, kun je tot zes TB extra ruimte kopen. Op je OneDrive kun je bestanden tot twee GB toevoegen. Je kunt verschillende soorten bestanden op je OneDrive bewaren, waaronder tekstdocumenten, muziek en foto’s. Je kunt bestanden benaderen via elk apparaat met een internetverbinding, dus bijvoorbeeld je computer, tablet of mobiele telefoon. OneDrive is een product van Microsoft en dus gefocust op samenwerken in Office applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint. Een nadeel van OneDrive is dat je met eventuele vragen bij Microsoft moet zijn. Het kan tot een week duren voordat je antwoord krijgt op je vraag. Als je Microsoft telefonisch wilt benaderen, kom je uit in het callcenter van Microsoft in India en zul je het in het Engels moeten doen.

Wat kun je met Prostream?

Prostream is een samenwerkingsplatform dat specifiek is ontwikkeld om bouwers te ondersteunen. Je kunt samen met projectleden werken aan en in dezelfde bestanden, waarbij het systeem wijzigingen bijhoudt en automatisch versiebeheer toepast. Net als OneDrive draait Prostream in de cloud. Je bestanden zijn dus altijd, overal en vanaf elk apparaat met internettoegang te benaderen. Ook binnen Prostream kun je bestanden delen via een beveiligde link. Je kunt per document, map of project toegangsrechten instellen, aangeven of iemand bestanden mag lezen en/of bewerken, bestanden beveiligen met een wachtwoord en werken met vervaldata. Al je bestanden staan in een beveiligde omgeving, er worden automatisch back-ups gemaakt en je kunt metadata toevoegen aan elk bestand om het makkelijk terug te kunnen vinden.

Prostream is specifiek voor de bouwbranche

Groot voordeel van Prostream is dat het specifiek is ontwikkeld voor de bouwbranche. Zo kun je zonder problemen grote bestanden, zoals CAD-tekeningen of 3D-bouwplannen delen. Bij de tekeningen kun je ook opmerkingen plaatsen en deze delen met collega’s of partners. Speciaal voor de bouw is de QR stempelfunctie ideaal. Omdat bouwtekeningen vaak uitgeprint worden, wil je zeker weten dat je met de juiste versie aan de slag gaat. Door de QR-code op de tekening te scannen, zie je direct of je de laatste versie voor je hebt. Ook worden er logs bijgehouden. Handig, want zo kun je altijd aantonen dat iemand een document heeft gezien bijvoorbeeld. Een ander voordeel is dat Prostream van Nederlandse makelij is. Bij vragen of problemen kun je dus eenvoudig en snel iemand te pakken krijgen die je kan helpen. Je hebt een vast aanspreekpunt en korte lijnen, met een partij die verstand heeft van hoe zaken werken in de bouw. Ook staan de datacentra van Prostream in Nederland, wat er voor zorgt dat je werkt volgens de AVG.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Wil je specifiek aan bouwprojecten werken, dan biedt Prostream een paar belangrijke voordelen.

Belangrijke verschillen tussen Prostream en OneDrive

OneDrive is een prima oplossing om in de cloud te werken en bestanden te delen. Wil je specifiek aan bouwprojecten werken, dan biedt Prostream een paar belangrijke voordelen. Als eerste de Nederlandse basis en klantenservice, maar ook bijvoorbeeld de ongelimiteerde bestandsgrootte. Bouwtekeningen of BIM-bestanden versturen, is geen enkel probleem. Ook kunnen ontvangers de grote bestanden previewen in de software, zonder ze eerst te hoeven downloaden dus. Waar OneDrive feite een online mappenstructuur is, biedt een DMS (document management systeem) zoals Prostream extra features. Zo kun je in Prostream documenten klaarzetten. Je kunt een document alvast uploaden, waarbij het nog niet zichtbaar is voor projectleden. Het bestand komt bijvoorbeeld beschikbaar wanneer een deelproject is afgerond.

Conclusie

Zowel OneDrive als Prostream zijn geschikt om bestanden te delen om in de cloud samen te werken. OneDrive is breed inzetbaar, maar wel gericht op werken in Office applicaties. Prostream is branchespecifiek en biedt daardoor extra voordelen voor bouwbedrijven. OneDrive kun je gratis gebruiken, zij het met beperkingen in ruimte, Prostream is betaald, maar biedt wel weer onbeperkt ruimte. OneDrive heeft beperkte en lastig bereikbare support, Prostream heeft een Nederlandse basis en een uitstekende klantenservice. Beide document management systemen hebben hun eigen sterke punten. Wat voor jou de beste keuze is, is afhankelijk van jouw wensen en eisen. Welke keus je ook maakt, belangrijk is dat je je wensen en behoefte goed op een rij zet. Kijk kritisch naar wat jouw organisatie en jouw projecten nodig hebben, en maak dan een goed gefundeerde keus.