Wie viele Projekte schaffen Sie, bevor es schiefgeht?
Zwei oder drei kleine Projekte gleichzeitig, oder ein großes: Sie regeln es aus dem Kopf, ohne etwas strukturiert festzuhalten, und das funktioniert gut. Bis es eines Tages nicht mehr klappt, oder Fehler passieren. Dann suchen Sie, wo es schiefgelaufen ist, und verlieren währenddessen die Übersicht über den Rest, weil Ihre Aufmerksamkeit bei der Lösung liegt. In so einem Fall ist es gut, etwas zu haben, worauf Sie zurückgreifen können.
Es geht nicht um eine Zahl, sondern um die Gesamtbelastung
Zwei große Projekte können genauso schwer wiegen wie acht kleine. Es geht nicht um eine feste Zahl, sondern um die Summe: Wie viele Zeichnungen, Absprachen und Status versuchen Sie gleichzeitig im Kopf zu behalten? Solange das passt, funktioniert es gut. Wächst Ihr Unternehmen, Ihre Verantwortung oder ein Projekt, wächst diese Summe mit. Und irgendwann lässt sich das nicht mehr überblicken.
Wenn jemand fragt, wie es um Projekt B steht, müssen Sie erst ein paar Anrufe machen, bevor Sie antworten können.
So erkennen Sie, dass Sie die Übersicht schon verloren haben
Sie müssen sich erst überlegen, in welchem Projekt Sie überhaupt waren, bevor Sie das richtige Dokument finden können. Ein neuer Kollege fragt, wo etwas liegt, und die einzige Antwort, die Sie geben können, ist „Fragen Sie mal Marco“. Bei dem einen Projekt läuft die Kommunikation über E-Mail, bei dem anderen über WhatsApp oder Teams. Ein Überblick über alles zusammen bedeutet einen halben Tag Kopieren und Einfügen aus fünf verschiedenen Kanälen. Sie wissen genau, dass letzte Woche etwas zum Zeitplan vereinbart wurde, aber bei welchem Projekt, das müssen Sie erst nachschauen. Und wenn jemand fragt, wie es um Projekt B steht, müssen Sie erst ein paar Anrufe machen, bevor Sie antworten können.
Kommt Ihnen zwei von diesen Dingen bekannt vor? Dann ist es Zeit für einen anderen Ansatz.
Die Lösung ist eine Struktur, die für jedes Projekt gleich ist.
Was dann tatsächlich funktioniert
Die Lösung ist eine Struktur, die für jedes Projekt gleich ist. Das beginnt mit einem Ort, an dem Sie alle Projekte auf einen Blick sehen, statt einzeln durch Ordner zu klicken, um herauszufinden, was los ist. Und es funktioniert am besten, wenn Ihre Projekte einander ähneln: wiedererkennbare Hauptordner, eine feste Art zu berichten, ein fester Ort für Absprachen. Dann müssen Sie bei einem neuen Projekt nicht jedes Mal neu herausfinden, wo alles liegt.
Mehr erfahren? Was ist Projektmanagement? behandelt die Grundlagen. Was macht ein Projektmanager im Bauwesen?geht darauf ein, wo es innerhalb eines einzelnen Projekts schiefgeht.
Häufig gestellte Fragen
Bei wie vielen Projekten reicht Erinnern allein nicht mehr aus?
Das hängt nicht nur von der Anzahl ab, sondern von der Gesamtbelastung. Zwei oder drei große Bauprojekte können genauso schwer wiegen wie acht oder zehn kleine, kurzfristige Aufträge. In der Fachliteratur gelten 1 bis 3 große Projekte als Faustregel dafür, was ein einzelner Projektmanager bewältigen kann, bei kleineren Projekten steigt das auf etwa zehn.
Ist eine Projektübersicht dasselbe wie ein Dashboard?
Nein. Ein Dashboard zeigt meist Zahlen und Fortschritt innerhalb eines einzelnen Projekts. Eine Projektübersicht zeigt, was projektübergreifend passiert: was läuft, in welcher Phase, und worauf Sie jetzt achten müssen.
Muss jedes Projekt exakt dieselbe Struktur haben?
Wiedererkennbar reicht aus, identisch muss es nicht sein. Dieselben Hauptordner, dieselben Status, derselbe Ort für Berichte. Das genügt, damit Sie bei jedem Projekt nicht erneut herausfinden müssen, wo etwas liegt.
Mehr oder größere Projekte müssen nicht gleich Chaos bedeuten
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