Was macht ein Projektmanager im Bauwesen?
Kurz gesagt: Ein Projektmanager im Bauwesen behält Zeitplan und Budget im Blick, koordiniert die Zusammenarbeit zwischen Bauunternehmer, Subunternehmern und Auftraggeber und sorgt dafür, dass alle mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.
Wenn Sie diese Rolle selbst ausfüllen, ist das für Sie nichts Neues. Die Aufgabenbeschreibung war auch nie das Problem. Das Problem ist, dass Sie diese Aufgaben mit Informationen erledigen, die sich ständig ändern, verstreut geraten und nicht immer zur richtigen Zeit bei der richtigen Person ankommen. Dieser Beitrag handelt daher nicht davon, was in Ihrer Stellenbeschreibung steht, sondern davon, wo es in der Praxis schiefgeht und was erfahrene Projektmanager anders machen.
Drei Reibungspunkte, die Sie wahrscheinlich kennen
Das sind keine Einzelfälle, sondern Muster, die in fast jedem Bauprojekt wiederkehren. Sie haben wenig mit Disziplin oder Erfahrung zu tun, aber viel damit, wie sich Informationen durch ein Projekt bewegen.
- Informationen ändern sich schneller als die Kommunikation darüber. Eine Revision geht per E-Mail herum, aber die Akte wird erst eine Woche später aktualisiert. Bis dahin arbeitet ein Teil des Teams mit einer Version, die eigentlich schon ersetzt wurde.
- Verantwortung ist verteilt, die Übergabe nicht geregelt. Der Installateur geht davon aus, dass der Bauunternehmer die aktuellen Maße weitergeleitet hat. Der Bauunternehmer denkt, der Installateur fragt selbst nach. Beide arbeiten weiter, bis es auf der Baustelle nicht mehr zusammenpasst.
- Kontrolle erfolgt im Nachhinein, nicht laufend. Berichte zeigen, was schiefgelaufen ist, nicht wann Sie hätten eingreifen können. Das Signal kommt immer erst, wenn Gegensteuern schon schwieriger ist.
Keiner dieser drei Punkte liegt an mangelnder Erfahrung oder mangelndem Einsatz. Es sind strukturelle Folgen davon, wie sich Informationen durch ein Bauprojekt bewegen.
Von reaktiv zu proaktiv
Der Unterschied zwischen einem Projektmanager, der den Ereignissen hinterherläuft, und einem, der die Kontrolle behält, liegt selten daran, härter zu arbeiten. Er liegt daran, ob Informationen ihn erreichen, bevor sie zum Problem werden, oder erst danach.
Signal
Reactiv
Proactiv
Wer arbeitet mit der aktuellen Zeichnung?
Automatische Versionskontrolle, zum Beispiel über einen QR-Code auf der Zeichnung.
Wer hat diese Entscheidung getroffen, und wann?
Im Nachhinein im Postfach nachschauen.
Die Entscheidung direkt beim betreffenden Dokument festgehalten.
Liegt das Budget noch im Plan?
Ein Monatsbericht, der den Rückstand erst im Nachhinein zeigt.
Eine laufende Übersicht, in der Abweichungen sofort auffallen.
Der Unterschied ist nicht, dass der proaktive Projektmanager weniger Probleme hat. Er sieht sie früher, mit weniger Nachforschen.
Die Kosten reaktiver Arbeit
Das ist nicht nur eine Frage der Effizienz. Nacharbeit durch falsche oder veraltete Projektinformationen liegt in der Praxis regelmäßig zwischen 5 und 20 % der gesamten Projektkosten (Quelle: „Failure costs: how do you avoid them (and increase margins)?“, siehe Hinweis unten). Bei einem Projekt von 2 Millionen Euro sind das zwischen 100.000 und 400.000 Euro an Nacharbeit, Geld, das direkt aus der Marge kommt, an der der Projektmanager gemessen wird.
Was das für Ihre Rolle bedeutet
Sobald der Informationsfluss stimmt, verschiebt sich die Arbeit eines Projektmanagers spürbar: weniger Zeit für die Suche danach, wer welche Version hat, wer was zugesagt hat oder warum ein Termin verpasst wurde. Mehr Zeit für das, worum es in der Rolle eigentlich geht: vorausschauen, Risiken einschätzen und gegensteuern, bevor etwas zum Problem wird.
Häufig gestellte Fragen
Ist Dokumentenmanagement Aufgabe des Projektmanagers oder des Arbeitsvorbereiters?
In der Praxis betrifft es beide Rollen. Der Arbeitsvorbereiter sorgt meist dafür, dass die richtigen Dokumente auf der Baustelle vorliegen; der Projektmanager ist für das Gesamtbild verantwortlich und für die Folgen, wenn etwas schiefgeht. Ein gemeinsames, versionssicheres System verhindert, dass diese Verantwortung zwischen beiden Rollen verloren geht.
Was ist der Unterschied zwischen proaktivem und reaktivem Projektmanagement im Bauwesen?
Reaktives Projektmanagement erkennt Probleme erst, wenn sie auftreten, oder sogar erst danach, über Berichte. Proaktives Projektmanagement ist so aufgebaut, dass Abweichungen, eine falsche Version, eine verpasste Entscheidung, eine Budgetüberschreitung, sofort sichtbar sind, meist weil die zugrunde liegenden Informationen und Dokumente zentral und aktuell gehalten werden.
Verändert sich diese Rolle durch mehr Digitalisierung im Bauwesen?
Die Aufgaben bleiben weitgehend gleich: planen, koordinieren, im Blick behalten. Was sich ändert, ist, wie viel Zeit jede Aufgabe kostet. Mit weniger Suchaufwand für Dokumente und Versionen bleibt mehr Zeit für den Teil der Arbeit, der tatsächlich zum Ergebnis beiträgt.
Kontrolle über Informationen ist Kontrolle über das Projekt
A project manager can put together the best possible programme, but once the underlying documentation is wrong, that programme grinds to a halt anyway. Read What is a document management system? to see how to prevent that structurally, or go straight to practical tips in Construction project management: how to make it a success.
Ein Projektmanager kann einen noch so guten Zeitplan aufstellen: Sobald die zugrunde liegende Dokumentation nicht stimmt, gerät dieser Zeitplan trotzdem ins Stocken. Lesen Sie in Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?, wie Sie das strukturell verhindern, oder lesen Sie direkt praktische Tipps im Beitrag über erfolgreiches Projektmanagement im Bauwesen.