Hoeveel projecten kun je aan voordat het misgaat?
Een paar kleine projecten tegelijk, of één groot project: je regelt het uit je hoofd, zonder iets structureel vast te leggen, en dat gaat prima. Tot het op een dag niet meer lukt, of er fouten worden gemaakt. Dan ga je zoeken naar waar het mis ging, en verlies je ondertussen grip op de rest, want je aandacht ligt bij het oplossen. In zo’n geval is het fijn om iets te hebben om op terug te vallen.
Het draait niet om een aantal, maar om de totale belasting
Twee grote projecten kunnen net zo zwaar zijn als acht kleine. Het gaat niet om een vast aantal, maar om de optelsom: hoeveel tekeningen, afspraken en statussen probeer je tegelijk te onthouden? Zolang dat past, werkt onthouden prima. Groeit je bedrijf, verantwoordelijkheid of project, dan groeit die optelsom mee. En op een gegeven moment valt het niet meer te overzien.
Als iemand vraagt hoe project B ervoor staat, moet je eerst een rondje bellen voor je antwoord kunt geven.
Zo herken je dat je de grip al kwijt bent
Je moet eerst bedenken in welk project je ook alweer zat, voordat je het juiste document kunt vinden. Een nieuwe collega vraagt waar iets staat, en het enige antwoord dat je kunt geven is “vraag maar aan Marco”. Bij het ene project loopt de communicatie via de mail, bij het andere via WhatsApp of Teams. Een overzicht van alles samen betekent een halve dag knippen en plakken uit vijf verschillende kanalen. Je weet zeker dat er vorige week iets is afgesproken over de planning, maar bij welk project, dat moet je even nazoeken. En als iemand vraagt hoe project B ervoor staat, moet je eerst een rondje bellen voor je antwoord kunt geven.
Herken je twee van deze dingen? Dan is het tijd voor een andere aanpak.
De oplossing is een structuur die voor elk project hetzelfde is.
Wat dan wél werkt
De oplossing is een structuur die voor elk project hetzelfde is. Dat begint met één plek waar je alle projecten in één keer overziet, in plaats van los door mappen te moeten klikken om erachter te komen wat er speelt. En het werkt het best als je projecten op elkaar lijken: herkenbare hoofdmappen, een vaste manier van rapporteren, een vaste plek voor afspraken. Dan hoef je bij een nieuw project niet opnieuw uit te zoeken waar alles staat.
Meer weten? Wat is projectmanagement? behandelt de basis. Wat doet een projectmanager in de bouw? gaat over waar het misgaat bínnen één project.
Veelgestelde vragen
Bij hoeveel projecten loop je vast met onthouden alleen?
Dat hangt niet alleen van het aantal af, maar van de totale belasting. Twee of drie grote bouwprojecten kunnen net zo zwaar zijn als acht of tien kleine, kortlopende klussen. Vakliteratuur noemt 1 tot 3 grote projecten als vuistregel voor wat één projectmanager aankan, oplopend tot een stuk of tien bij kleinere projecten.
Is een projectenoverzicht hetzelfde als een dashboard?
Nee. Een dashboard laat meestal cijfers en voortgang zien binnen één project. Een projectenoverzicht laat zien wat er over al je projecten heen speelt: wat loopt, in welke fase, en waar je nu naar moet kijken.
Moet elk project precies dezelfde structuur hebben?
Herkenbaar genoeg is voldoende, exact hetzelfde hoeft niet. Dezelfde hoofdmappen, dezelfde statussen, dezelfde plek voor rapportages. Genoeg om niet bij elk project opnieuw te hoeven uitzoeken waar iets staat.
Meer of grotere projecten hoeft niet direct chaos te betekenen
Prostream ondersteunt projectmatig werken met een overzichtelijke weergave van al je projecten, met rechten en rollen die bepalen wie waar bij mag. Bekijk alle features van Prostream en zie hoe dat er in de praktijk uitziet.