Software voor gemeenten

Software die geschikt is voor de uitdagingen van gemeenten

Op het gebied van woningbouw en woningvoorzieningen hebben Nederlandse gemeenten tegenwoordig te maken met diverse uitdagingen. Om de woningnood effectief aan te pakken, moeten veel gemeenten de komende jaren flink gaan bouwen. Daarnaast stellen zowel de overheid als kopers steeds hogere eisen aan de duurzaamheid, energiezuinigheid, isolatie en toegankelijkheid van woningen en publiek toegankelijke gebouwen. 

Het grote aantal (vaak complexe) gemeentelijke bouwprojecten vraagt om een systeem voor het beheren en archiveren van documentatie dat verregaande digitalisering koppelt aan overzichtelijkheid en gebruiksgemak. Goede software voor gemeenten komt tegemoet aan die behoefte. Maar wat is software voor gemeenten precies? Wat zijn de voordelen ervan? En waarom is software ideaal voor gemeenten? Je leest het hieronder.


standaard op maat

Wat kan software die specifiek
gemaakt is voor gemeenten?

Werk met externe gebruikers

Zo werk je samen met de hele keten in één systeem. Zo werkt iedereen met dezelfde informatie en wordt de kwaliteit van projecten gewaarborgd.

Deel bestanden

Bestanden, daar draait het om in projecten. Met de juiste software kun je deze gemakkelijk delen, ook met externe projectleden.

Versiebeheer

Alle wijzigingen en veranderingen aan die bestanden worden (automatisch) gevangen in dat systeem.

Veiligheid voorop

De informatie moet veilig zijn – door het toekennen van rechten op verschillende niveaus ziet iedereen allen de documenten die ze mogen zien.



Een greep uit de gemeentes die onze software gebruiken

Zo houdt de gemeente Zoetermeer overzicht over lopende projecten.

Diverse gemeenten, zoals de gemeente Zoetermeer, maken inmiddels gebruik van Prostream voor het managen van grote (bouw)projecten.

Verstevigde stalen binten worden bevestigd met behulp van software voor gemeenten.
Bij grote projecten gebruiken gemeenten steeds vaker software.

De uitdagingen

In Nederland is momenteel een grote behoefte, maar tevens een tekort aan betaalbare woningen. Om die schaarste aan te pakken, slaan Nederlandse gemeenten de komende jaren flink aan het bouwen. De gemeente Zoetermeer verwacht bijvoorbeeld tegen 2037 al meer dan 155.500 inwoners te hebben. Momenteel zijn dat er ongeveer 130.000. Om die verwachte groei op te vangen, zijn in en rondom de stad de komende jaren duizenden nieuwe woningen nodig.

Een andere uitdaging: de toenemende aandacht voor het milieu- en energie-aspect bij gemeentelijke bouwprojecten.Bij het bouwen van nieuwe woningen of het verbouwen van bestaande gebouen (denk bijvoorbeeld aan oude gemeentehuizen) moeten gemeenten gemeenten zich houden aan de verscherpte stikstofnormen. Daarnaast moeten ze ook rekening houden met de isolatienorm en de energiezuinigheid van een gebouw. Bovendien stijgen de inkoopprijzen van materialen en is het voor gemeenten lastig om bouwbedrijven te vinden die voldoelde kundig personeel hebben om deadlines binnen de gestelde budgetten te halen.

Een laatste uitdaging: bij een gemeentelijk bouwproject heb je te maken met een grote verscheidenheid aan betrokken partijen. Aannemers, onderaannemers en de leveranciers van materialen: ze spelen allemaal hun eigen rol. Het is een grote uitdaging om documentenstromen zo te ordenen dat alle partijen efficiënt hun (deel)taken kunnen uitvoeren.

Goede software stelt gemeenten in staat om de bovengenoemde uitdagingen bij de horens te vatten en is hét hulpmiddel dat gemeenten helpt om complexe bouwprojecten in goede banen te leiden.

Wat is software voor gemeenten?

Goede bouwsoftware stelt gemeenten in staat om de bovengenoemde uitdagingen bij de horens te vatten en is hét hulpmiddel dat gemeenten helpt om complexe bouwprojecten in goede banen te leiden. Je hebt de beschikking over één centraal, overzichtelijk softwarepakket waarin je niet alleen je documentbeheer regelt, maar ook de voortgang van projecten volgt. Bovendien stroomlijn je het projectmanagement, alle processen, de communicatie en samenwerking met ketenpartners met software.

Zo’n samenwerkingsplatform heeft in de praktijk vaak verschillende namen, zoals document management systeem (DMS) of common data environment (CDE). Welk naamkaartje je ook gebruikt, software geeft je niet alleen overzicht, maar ook inzicht. Je hebt één platform waarop al je informatie is verzameld, van offertes van aannemers tot BIM-bestanden. En van bouwtekeningen, foto’s van de voortgang en meetrapporten tot verslagen en opleverlijsten. Lang zoeken naar de juiste documenten is voor ambtenaren en projectleiders definitief verleden tijd als ze gebruikmaken van goede software voor gemeenten. Alles staat veilig in de cloud zodat het altijd, overal en vanaf elke locatie te benaderen is.Tegelijkertijd is alle informatie optimaal beveiligd tegen hacks en crashes. De verschillende ketenpartners kunnen precies bij die gegevens die voor hen relevant zijn. Je kunt per bestand toegangsrechten instellen, op die manier kan iedereen alleen inzien en bewerken wat nodig is. Bijkomend voordeel; iedereen werkt centraal op het platform en door middel van automatisch versiebeheer weet je altijd zeker dat je in het laatste en actueelste bestand werkt.

Waar moet je als gemeente op letten bij het kiezen van software?

Er is tegenwoordig veel keuze wat betreft software voor gemeenten. Dat maakt het soms lastig om door de bomen het bos nog te zien. Toch is lang niet alle software hetzelfde. Er zijn bijvoorbeeld ‘point solutions’ die een specifiek proces in de bouw digitaliseren en ondersteunen, maar ook breder inzetbare platformoplossingen. Voor gemeenten is de tweede optie vaak de beste, vooral omdat die de beste mogelijkheden biedt om de regie te houden over alle schakels binnen een gemeentelijk bouwproject.

Waar je ook voor kiest, het is vooral belangrijk dat software voor gemeenten de volgende eigenschappen en functionaliteiten heeft:

Configureerbare software

De software moet aan te passen zijn aan de behoefte van gemeenten. Als gemeente heb je namelijk te maken met frequent veranderende regelgeving.

Proactief risico’s beheren

Alle data binnen een project moet aan elkaar te koppelen en te relateren zijn. Zo voorkom je dat data in silo’s terecht komt en kun je risico’s proactief beheren.

Keten ondersteunend

De software moet de hele keten kunnen ondersteunen, van gemeentelijk bestemmingsplan tot de uiteindelijke oplevering.

Samenwerken met ketenpartners

De software moet de gemeenten de mogelijkheid bieden om samen te werken met alle betrokken partijen, van de architect tot de projectleider en de mensen die het fysieke constructiewerk uitvoeren.

De voordelen van software voor gemeenten

Software voor gemeenten is helemaal toegespitst op de uitdagingen die je tegenkomt bij een bouwproject en op de rol die de gemeente hierin speelt. De software is bijvoorbeeld ingericht op de processen en werkwijzen binnen de bouw en op het faciliteren van een probleemloze samenwerking tussen ketenpartners als ambtenaren, architecten, aannemers, elektriciens en de leveranciers van bouwmateriaal. Het resultaat? Iedereen binnen de keten kan zijn werk efficiënter en met minder fouten doen.

Daarnaast maakt software voor gemeenten het makkelijker om te voldoen aan de Wet kwaliteitsborging (WKB). Goed nieuws voor gemeenten. Zo kunnen de wettelijk vereiste kwaliteitsstandaarden van nieuwe bouwwerken binnen de gemeente worden getoetst en vastgelegd door middel van software. En door functionaliteiten als automatisch versiebeheer, het kunnen versturen van grote (grafische) bestanden, het previewen van bestanden, taken en workflows, lokale synchronisatie en het beter vindbaar maken van documenten (met labels en metadata), verloopt een gemeentelijk bouwproject sneller, efficiënter en met minder kans op fouten.

Ga naar "Gebruikers: rechten en rollen"
Gebruikers rechten en rollen icoon

Gebruikers: rechten en rollen

In Prostream kun je aan iedere gebruiker gebruikersrechten en rollen toekennen.

Ga naar "Grote bestanden versturen"
Grote Bestanden versturen icoon

Grote bestanden versturen

Met enkele klikken verstuur je grote bestanden óf grote hoeveelheden bestanden met binnen je bedrijf, maar ook buiten je bedrijf. Beveiligd met een wachtwoord, zodat alleen de juiste persoon ze kan lezen.

Ga naar "Veiligheid van data"

Veiligheid van data

Software die zorgvuldig omgaat met jouw project- en bedrijfs(gevoelige) informatie. Dat voorkomt problemen.

Ga naar "Annotaties"
Annotaties icoon

Annotaties

Met verschillende annotaties kun je in Prostream eenvoudig documenten aanpassen. Zo kun je notities en opmerkingen toevoegen, evenals bijlagen, stempels en afbeeldingen.