Wat zijn faalkosten en hoe kun je ze verminderen?

Faalkosten drukken dubbel op de winst van een bouwproject. Kostbaar materiaal wordt verspild én het herstellen en identificeren kost tijd en geld. En dat terwijl de marges toch al flinterdun zijn. Om tijdwinst te behalen in de bouw, is het daarom slim om te kijken naar manieren om faalkosten te voorkomen.

Wat zijn faalkosten?

Faalkosten zijn kosten die ontstaan als gevolg van fouten die gemaakt worden tijdens de uitvoerende fase van het bouwproces. Deze kosten komen in verschillende vormen, denk naast financiële kosten ook aan tijdverlies en reputatieschade (die natuurlijk ook weer leiden tot financiële kosten).

Fouten voorkomen we liever allemaal, maar ze kunnen onverhoopt ontstaan als gevolg van gebrekkige communicatie tussen verschillende partijen in de bouwketen, of als gevolg van een gebrek aan duidelijke afspraken en procedures. De marges in bouw zijn krap, dus het voorkomen van faalkosten is essentieel. 

Faalkosten in cijfers

Nog even terug naar het gevolg van faalkosten op marges in de bouw. Uit recent onderzoek van ABN-Amro blijkt dat faalkosten gemiddeld 5% van de totale kosten bedragen. Met een gemiddelde winstmarge van 4,1% is dit een flinke deuk in de winst.

Uit recent onderzoek van ABN Amro blijkt dat faalkosten gemiddeld 5% van de totale kosten bedragen.

Het ontstaan van faalkosten

Sommige faalkosten ontstaan al voor een project van start is. Iedereen kent de problemen rondom de vertaalslag tussen wat de klant vraagt, wat de architect tekent en hoe de bouwer het bouwt. Ontwerpwijzigingen, inschattingsfouten wat betreft budget en overmatig enthousiasme over de benodigde tijd, leiden allemaal tot hogere kosten. Dit is voor een groot deel op te vangen door te zorgen dat iedereen met de juiste gegevens werkt. Breng alle relevante documenten op één plek samen en zorg voor goed versiebeheer. Of je nu praat over vergunningaanvragen, bouwtekeningen, BIM-bestanden of iets anders, iedereen werkt met dezelfde gegevens (en de juiste versie).

Lees hier alles over documenten managen.

Faalkosten door vertraging

Het uitlopen van een project is een grote kostenpost voor bouwbedrijven. Daar zijn meerdere redenen voor:

• Medewerkers (tegenwoordig vaak specialistische ZZP’ers) maken meer uren en moeten dus meer betaald krijgen;
• Door het opschuiven van de planning zijn monteurs niet meer beschikbaar wanneer hun werkzaamheden op het project eenmaal aan de beurt zijn. Dan moet er op het laatste moment een andere, duurdere partij gevonden worden;
• Wanneer de contractueel vastgestelde uitloopperiode overschreden wordt, leidt vertraging tot schadevergoedingen bij de koper(s) van het bouwproject.

Tijdwinst behalen in de bouw door faalkosten te verminderen

Faalkosten en vertraging zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Door faalkosten te voorkomen behaal je tijdwinst in de bouw en vergroot je je marge. Er zijn verschillende manieren om dit te bereiken.

1. Betere voorbereiding

Veel bouwbedrijven geven aan dat ze meer tijd zouden moeten besteden aan het startproces, alleen dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak is de druk aan het begin van een project al zo hoog dat die tijd er simpelweg niet is. En dat terwijl er door een beetje extra tijd een betere risico-inventarisatie gemaakt worden en een realistischere planning. Dat zorgt voor minder onzekerheid en onverwachte kosten tijdens de uitvoerende fase. Het is dus slim om op andere vlakken efficiënt te werk te gaan, zodat je meer tijd kunt inplannen voor het startproces.

2. Standaardiseer het bouwproces

Werken volgens een vaste werkwijze helpt om fouten te voorkomen. Stel daarom stappenplannen en checklists op voor terugkerende processen. En volg ze ook daadwerkelijk op tijdens het bouwproces. 

Niet alleen werk je daardoor een stuk sneller, het lost problemen op waarmee je als bouwer direct winst pakt.

3. Communiceer via een centraal systeem

Met losse appjes, belletjes en mailtjes worden aanpassingen doorgegeven. Doodnormaal in de bouw, maar het leidt helaas ook tot veel faalkosten. Uit recent onderzoek van Cobouw blijkt namelijk dat 66% van bouwbedrijven faalkosten aan slechte communicatie en afspraken wijdt. 

Door het gebruik van moderne bouw software kan dat probleem zo opgelost worden. Zet alle documentatie in één overzichtelijk systeem en laat alle communicatie via het door jou gekozen platform lopen. Niet alleen werk je daardoor een stuk sneller, het lost problemen op waarmee je als bouwer direct winst pakt. Vooral met een partij die je helpt om binnen een dag aan de slag te zijn, is dat pas écht laaghangend fruit.

Lees ook: Verbeter de samenwerking binnen de hele bouworganisatie met de juiste software

4. Moderne tools voor reparaties

Is het leidingwerk goed gelegd? Zitten er geen barsten in de ramen? Met de vakantiecamera gaan we de bouwplaats op om fouten te registreren. En vervolgens even doorbellen wat er anders moet. Ook dat is een foutgevoelige methode die in de praktijk maar al te vaak voorkomt.

Dat kan met moderne tools veel nauwkeuriger. Met Snags op de bouwtekening bijvoorbeeld. Daarmee geef je de exacte locatie van het probleem aan en wie het moet oplossen. Uiteraard allemaal via het centrale systeem.

5. Continue kwaliteitsborging

Tussentijdse kwaliteitsborging is binnenkort niet alleen wettelijk verplicht door de komst van de Wet Kwaliteitsborging, het helpt ook om continu te garanderen dat je de beloofde kwaliteit oplevert. Zo kom je er niet in een later stadium pas achter dat je een paar stappen terug moet nemen. 

Lees ook: Hoe vind je de juiste software voor kwaliteitsborging in de bouw?

6. Deel grote bestanden eenvoudig en veilig

De gemiddelde bouwtekening is een groot bestand dat ook nog eens vaak verandert. Gebruik een softwareoplossing waarin je grote bestanden direct kunt delen en gelijk ook van een houdbaarheidsdatum kunt voorzien. De houdbaarheidsdatum geeft je de mogelijkheid om reacties aan tijd te koppelen (deadlines). Zit er ook nog versiebeheer in je oplossing, dan weet je zeker dat iedereen met de laatste versie van de tekening werkt. Door zo de communicatie te stroomlijnen, zet je de eerste grote stap naar minder faalkosten.

Zit er ook nog versiebeheer in je oplossing, dan weet je zeker dat iedereen met de laatste versie van de tekening werkt.

7. Garandeer de laatste versie

Werken met een verouderde bouwtekening. Dat is één van de grootste doodzondes die een bouwprofessional kan begaan. Maar door versnipperde documentatie komt het helaas toch voor. Met digitaal stempelen voorkom je dit: op de bouwtekening staat dan een QR-code. Scan de code en je ziet meteen of je wel de laatste versie voor je neus hebt.

8. Hou de uitvoeringsfase goed in de gaten

Met inperking van fouten in de ontwerp- en voorbereidingsfase pak je volgens het rapport van ABN AMRO de oorzaak van 32% van alle faalkosten aan. Dat is een mooi begin. Maar 54% van het probleem ontstaat in de uitvoeringsfase. Dat is niet verrassend. Hier komen kostbare bouwmaterialen en verschillende (onderling afhankelijke) partijen bij elkaar. Als de stukadoor eerder op locatie is dan de metselaars en dakdekker, dan kost dat geld door verloren tijd. Maar wat gebeurt er met zakken pleister als ze geleverd zijn in veronderstelling dat ze binnen konden liggen? Voor je het weet lopen de kosten nog verder uit de hand.

Je maakt het voor iedereen makkelijker om op de juiste manier te rapporteren en zorgt dat alle informatie automatisch te verwerken is.

9. Digitale formulieren maken overzicht houden makkelijker

Dit soort foutjes is (deels) te voorkomen door beter op te letten. Maar dat weten we allemaal al. We weten ook allemaal hoeveel partijen er bij een gemiddeld bouwproject betrokken zijn. Je kunt wel wat hulp gebruiken om overzicht te houden. Dat doe je door te zorgen dat iedereen op dezelfde plek én op dezelfde manier communiceert. Digitale standaardformulieren vereenvoudigen dat. Je maakt het voor iedereen makkelijker om op de juiste manier te rapporteren en zorgt dat de informatie automatisch te verwerken is.

10. Leer van voorgaande projecten

Door je projectmanagement te digitaliseren, verzamel je een bak met data en informatie. Wat ging goed en waar liep het project vertraging op? En wie speelde daar een hoofdrol in? Door je processen te analyseren kun je ze optimaliseren tijdens het volgende bouwproject. Zo behaal je met elk project meer tijdwinst.

---

---