Hoe voorkom je faalkosten (en verhoog je marges)?

Geschreven door:

Stan Marks, november 30, 2022

In de bouw gaat naar schatting jaarlijks 5 miljard euro op aan het rechtzetten van fouten. Dat blijkt uit onderzoek van ABN AMRO. Uitgedrukt in procenten geeft het gemiddelde bouwbedrijf meer uit aan faalkosten (5%) dan dat er marge zit op de projecten (gemiddeld 2-3%). Reden genoeg om hier iets aan te doen. Iedereen snapt dat ‘beter opletten’ en ‘dingen bijhouden’ helpt, maar hoe voorkom je – buiten deze inkoppertjes om – dat je faalkosten de pan uit rijzen?

Faalkosten op de bouw.
Gelukkig zijn niet alle situaties met faalkosten zó extreem.

Verhoog marges door faalkosten te verminderen en maak je klanten blijer

Door faalkosten terug te dringen, gaan de marges omhoog en worden klanten blijer. Toch zijn bouwbedrijven geneigd om faalkosten te zien als iets ‘wat er gewoon bij hoort’. Waarom? Jouw mensen willen geen dubbel werk doen, je klanten zitten niet op herstelwerk (of vertraging) te wachten en jij wilt liever je marges verhogen. Pak het daarom aan. Niemand werkt foutloos, maar met moderne middelen kun je die 5% terugdringen. Iedere procent minder zie je gelijk terug onder de streep. 

Breng alle relevante gegevens op één plek samen

Sommige faalkosten ontstaan al voor een project van start is. Iedereen kent de problemen rondom de vertaalslag tussen wat de klant vraagt, wat de architect tekent en hoe de bouwer het bouwt. Ontwerpwijzigingen, inschattingsfouten wat betreft budget en overmatig enthousiasme over de benodigde tijd, leiden allemaal tot hogere kosten. Dit is voor een groot deel op te vangen door te zorgen dat iedereen met de juiste gegevens werkt. Breng alle relevante documenten op één plek samen en zorg voor goed versiebeheer. Of je nu praat over vergunningaanvragen, bouwtekeningen, BIM-bestanden of iets anders, iedereen werkt met dezelfde gegevens (en de juiste versie).

Lees hier alles over documenten managen.

Zet samenwerkingssoftware in om faalkosten te voorkomen

Met gegevens samenbrengen alleen, ben je er niet. Samenwerkingssoftware zorgt dat je oplossing geen probleem wordt. Voor bouwprojecten heb je software nodig die aan een paar heel specifieke eisen voldoet. Naast centrale opslag van bestanden (en mogelijkheden om te zoeken) wil je kunnen instellen wie wat mag bekijken, aanpassen, verwijderen, goedkeuren, afkeuren en ga zo maar door. De installatiepartner (om maar iemand te noemen) mag bijvoorbeeld geen toegang tot je budgetprognose hebben, ook al is dat bestand aan het relevante project gekoppeld en centraal beschikbaar.

Zit er ook nog versiebeheer in je oplossing, dan weet je zeker dat iedereen met de laatste versie van de tekening werkt.

Stroomlijn de communicatie met versiebeheer

De gemiddelde bouwtekening is een groot bestand dat ook nog eens vaak verandert. Gebruik een samenwerk-oplossing waarin je grote bestanden direct kunt delen en gelijk ook van een houdbaarheidsdatum kunt voorzien. De houdbaarheidsdatum geeft je de mogelijkheid om reacties aan tijd te koppelen (deadlines). Zit er ook nog versiebeheer in je oplossing, dan weet je zeker dat iedereen met de laatste versie van de tekening werkt. Door zo de communicatie te stroomlijnen, zet je de eerste grote stap naar minder faalkosten.

Hou de uitvoeringsfase goed in de gaten

Met inperking van fouten in de ontwerp- en voorbereidingsfase pak je volgens het rapport van ABN AMRO de oorzaak van 32% van alle faalkosten aan. Dat is een mooi begin. Maar 54% van het probleem ontstaat in de uitvoeringsfase. Dat is niet verrassend. Hier komen kostbare bouwmaterialen en verschillende (onderling afhankelijke) partijen bij elkaar. Als de stukadoor eerder op locatie is dan de metselaars en dakdekker, dan kost dat geld door verloren tijd. Maar wat gebeurt er met zakken pleister als ze geleverd zijn in veronderstelling dat ze binnen konden liggen? Voor je het weet lopen de kosten nog verder uit de hand.

Je maakt het voor iedereen makkelijker om op de juiste manier te rapporteren en zorgt dat alle informatie automatisch te verwerken is.

Digitale formulieren maken overzicht houden makkelijker

Dit soort foutjes is (deels) te voorkomen door beter op te letten. Maar dat weten we allemaal al. We weten ook allemaal hoeveel partijen er bij een gemiddeld bouwproject betrokken zijn. Je kunt wel wat hulp gebruiken om overzicht te houden. Dat doe je door te zorgen dat iedereen op dezelfde plek én op dezelfde manier communiceert. Digitale standaardformulieren vereenvoudigen dat. Je maakt het voor iedereen makkelijker om op de juiste manier te rapporteren en zorgt dat de informatie automatisch te verwerken is.

Zorg voor automatische alarmering

Door iedereen op dezelfde manier informatie aan te laten leveren, kun je makkelijker zien wat er speelt. Dat is op zichzelf al handig, maar er schuilt een groter voordeel achter. Door allemaal op dezelfde manier informatie aan te leveren, kun je ermee automatiseren. Als de ene partij via de app meldt wanneer zijn werk af is, en de ander dit via de e-mail deelt, dan kan een computer niet veel meer dan de berichten aan je tonen. Als iedereen de opleverdatum in een formulier invult, dan weet jouw beheersoftware dat het om de opleverdatum gaat en kun je die (bijvoorbeeld) automatisch in een gedeelde agenda laten verschijnen, of gebruiken om waarschuwingen te ontvangen dat iets af is (of zou moeten zijn). 

Lees hier alles over digitalisering.

Investeer in bouwondersteuning

Faalkosten nemen een flinke hap uit de mogelijke winst op bouwprojecten. Daarom is het verstandig om te investeren in bouwondersteuning; dat betaalt zichzelf terug. Natuurlijk kun je niet alles voorkomen, maar met een goede oplossing kun je gericht ingrijpen en zo je marge vergroten. De beste oplossingen stem je af op jouw wensen, zonder dat daar kostbaar maatwerk aan te pas komt. Doe er je voordeel mee.