Wat is een kwaliteitssysteem?

Als we in Nederland een gebouw neerzetten – of dat nu een schakelwoning of een kantoortoren is – dan zorgen we dat het een kwalitatief hoogwaardig bouwwerk is. We leveren geen half werk. Maar hoe meet je de kwaliteit van wat je bouwt en hoe toon je dat aan anderen aan? Eenvoudig: met een kwaliteitssysteem. Ieder bouwbedrijf gaat zo’n systeem nodig hebben.

Na jaren uitstel, gaat de Wet kwaliteitsborging (WKB) nu toch echt in per 1 januari 2024. Dat maakt oefenen met kwaliteitsregistratie belangrijk. Het vastleggen van de kwaliteit van jouw bouwprojecten lijkt nu nog wellicht nog niet zo belangrijk, maar dat gaat het wel worden. Daarom is het verstandig om je nu vast te oriënteren op een kwaliteitssysteem. Je kunt oefenen, de voordelen ervaren en bent goed toegerust als de WKB straks ingaat.

De definitie van een kwaliteitssysteem

Allemaal leuk en aardig, maar wat is een kwaliteitssysteem eigenlijk? Heel kort door de bocht: dat is een manier om vast te leggen wat je gebouwd hebt, wie dat gedaan heeft, waarmee dat gedaan is en hoe dat is uitgevoerd. Zijn er na oplevering van een project vragen of klachten, dan kun je in het kwaliteitssysteem de antwoorden vinden. Als het goed is opgezet, heb je hier niet alleen toegang tot de facturen van de materialen en de namen en nummers van onderaannemers, maar ook video’s van (delen van) het bouwproces, foto’s van opgeleverde onderdelen van het project en alle andere relevante documentatie die bij het uitvoeren van een bouwproject komt kijken.

Voorbeeld van kwaliteitssystemen

Stel dat je een blok rijtjeshuizen hebt gebouwd. Dat project is begonnen met de aanschaf van bouwgrond, metingen van die grond, bouwtekeningen, overleg met de gemeente over het bestemmingsplan en afspraken met verschillende andere partijen voor zaken als het leveren van elektriciteit, water en ga zo maar door. Vervolgens is op basis van de bouwtekeningen een bouwplan gemaakt, zijn er onderaannemers aangetrokken en is de bouw van start gegaan. Voor die bouw zijn funderingen gestort, muren opgetrokken, is de vlag op de nok van het dak gezet en daarna is de boel afgebouwd. Het klinkt zo heel eenvoudig, maar het zijn veel verschillende stappen, waar veel verschillende partijen bij betrokken zijn.

Bijhouden wat er is gedaan, hoe het is gedaan en wie het heeft uitgevoerd

Eenvoudig is bouwen dus zeker niet: veel mensen zorgen voor veel meningen, en daardoor is de kans op onenigheid achteraf ook groter. Niet alleen tussen ketenpartners. Ook de verwachting van de klant komt niet altijd overeen met wat er is opgeleverd. De vraag is dan wat er is afgesproken, of het geleverde daaraan voldoet en wie de verantwoording heeft als dat niet zo is. Daar is het kwaliteitssysteem voor. Je hoeft niet iedere schroef en iedere plank op foto en video te bewaren, maar zaken als geplaatste keukens, opgeleverde luchtafvoeren of processen zoals het storten van de fundering, zijn wel van belang. Als er achteraf discussies zijn, lever je met het kwaliteitssysteem eenvoudig bewijzen.

Binnen de WKB ligt straks het zwaartepunt van de bewijslast bij de aannemer.

Wat zijn de voordelen van een kwaliteitssysteem?

Een kwaliteitssysteem is daarom primair een manier om jezelf in te dekken. Binnen de WKB ligt straks het zwaartepunt van de bewijslast bij de aannemer. Klanten die iets laten bouwen, kunnen langer bezwaar maken en krijgen makkelijker gelijk. Met andere woorden: je hebt hard bewijs nodig om aan te tonen dat je goed werk hebt geleverd. Dat scheelt kosten als bezwaarmakers bij jouw onderneming verhaal komen halen. Daarnaast levert een goed opgezet kwaliteitssysteem je waardevolle informatie om efficiënter te werken. Je kunt de gegevens die je verzamelt inzetten om slimmer te bouwen en zo je marges te verruimen.

Hoe kan ik een kwaliteitssysteem inzetten?

Succesvol gebruik van een kwaliteitssysteem staat of valt met een slim plan om het in te zetten. Deels heb je dat zelf in de hand – zorg dat je vooraf jouw doelen goed op een rij hebt. Voor een minstens zo belangrijk deel spelen jouw mensen de hoofdrol. Als het bijhouden van de kwaliteit gezien wordt als een extra last, wordt het ‘vergeten’ of afgeraffeld. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van je kwaliteitssysteem. Ga daarom vroeg in overleg met je mensen, zoek uit hoe met minimale inspanning zaken vast te leggen zijn en wanneer vooraf goede afspraken gemaakt moeten worden (je kunt het storten van een fundering maar één keer vastleggen). Hoe beter en eerder je jouw mensen betrekt bij de inzet van een kwaliteitssysteem, hoe groter de kans van slagen.

Conclusie

Een kwaliteitssysteem is nuttig en wordt straks noodzakelijk. Succes staat of valt met het draagvlak dat er binnen jouw organisatie voor is. Neem de tijd om dit gereedschap goed in te zetten. Benut het voordeel dat het nog steeds voortslepende uitstel van de WKB biedt en ga aan de slag. Dan kun je goed voorbereid bouwen aan de toekomst.