Digitalisering in de bouw: in gesprek met Van Mourik Bouw BV en TÜV Nord Nederland

20 en 21 november 2024 stonden wij op DigiBouw, het event over de digitalisering van de bouwsector in de Jaarbeurs in Utrecht. Hier spraken we met verschillende partijen over de bouwketen en hoe digitalisering hun werk makkelijker maakt, maar ook welke uitdagingen deze veranderingen bieden. Specifiek gingen we over dit onderwerp in gesprek met Nicole van Est (NvE), werkvoorbereider en KAM-coördinator bij Van Mourik Bouw en Rosan van Erp (RvE), Lead auditor SPR en Bouwkwaliteit bij TÜV NORD Nederland. Pieter Beuker (PB) en Ruben Kemperink (RK) van Pro4all stelden hen interessante vragen die leidden tot onderstaand gesprek.

RK: Wij als Pro4all proberen dagelijks met onze drie oplossingen Docstream, Snagstream en Prostream een steentje bij te dragen aan de digitalisering van de bouw. Dat is ook mijn linkje naar de sprekers van vandaag, waarmee we verder gaan uitweiden over dit onderwerp. We gaan de ervaringen van de twee dames van TÜV en Van Mourik Bouw horen.

NvE: Ik ben Nicole van Est en ik ben werkvoorbereider bij Van Mourik Bouw. Daarnaast ook KAM-coördinator. Van Mourik Bouw is een bouwbedrijf in de buurt van Tiel. Als Van Mourik Bouw doen we voornamelijk utiliteitsbouw, dus bedrijfshallen en kantoren. Wij richten ons voornamelijk op utiliteit, maar we hebben ook een tak met residentie, met name het high end afbouwen van woningen in Amsterdam. Dat zijn de twee takken die we hebben binnen ons bedrijf. Ik ben dus werkvoorbereider en daarnaast doe ik KAM, inmiddels doe ik dat al bijna zeven jaar. Vanuit die functie ben ik ook verantwoordelijk voor ICT.

RvE: Mijn naam is Rosan van Erp, ik werk bij TÜV NORD Nederland. Wij doen heel veel verschillende certificeringen en keuringen over de hele wereld. Daarnaast zijn wij kwaliteitsborger voor de nieuwe omgevingswet en de wet kwaliteitsborging. Vanuit daar hebben wij documenten moeten digitaliseren, vandaar dat we bij Prostream zijn uitgekomen. Ik ben bij dat proces geweest, dus vandaar dat ik hier vandaag ben.

Hierbij was de doelstelling papier beperken, dus hebben we gekscherend gezegd dat het enige papier op de bouwplaats het wc-papier mocht zijn.

PB: Nicole, jij hebt wel eens gezegd dat jullie ernaar streven om het enige papier op de bouwplaats wc-papier te laten zijn. Kun je daar meer over vertellen?

NvE: We waren destijds bezig met onze ISO-certificering, waaronder de ISO-14001 milieu. Hierbij was de doelstelling papier beperken, dus hebben we gekscherend gezegd dat het enige papier op de bouwplaats het wc-papier mocht zijn. Maar het is wel met die gedachte dat we op zoek zijn gegaan naar manieren om papier op de bouw te beperken. Voorheen was een werkvoorbereider dagen aan het vouwen, en tegen de tijd dat de tekeningen op de bouw kwamen, waren ze alweer verouderd. Ik denk dat menig bouwer dat wel kan herkennen. Daarom zijn we opzoek gegaan naar een digitale omgeving. Hiervoor hadden we bijvoorbeeld Dropbox en OneDrive, maar dat wilden we gaan centraliseren. Bij mijn vorige werkgever werkte ik al met Docstream, daarom zijn we hier ook weer met Docstream om tafel gegaan. Inmiddels zijn we alweer zes jaar verder.

PB: Rosan, waar kwam bij jullie de noodzaak vandaan om te digitaliseren?

RvE: Bij ons is die noodzaak voornamelijk ontstaan omdat een aannemer of architect ons kwaliteitsborgingsproces wilde volgen. Dan wil je documenten delen en Docstream bood destijds de oplossing omdat we documenten in het programma kunnen zetten. Aannemers en architecten kunnen dan zelf bij de documentatie. Ook weten we op die manier altijd dat we de juiste bouwtekening hebben en vanuit daar het traject opgestart wordt. Iedereen kan de bestanden makkelijk inzien en je bent minder aan het mailen. Dat was voor ons in eerste instantie de reden om met Docstream te gaan werken.

RK: Zijn er barrières waar jullie tegenaan zijn gelopen tijdens het digitaliseren?

RvE: Wij hadden nog niet zo’n grote afdeling, dus we wilden allemaal wel die digitaliseringsslag maken. We zijn overgestapt van Docstream naar Prostream en toen zijn we op dezelfde manier als we deden in Docstream blijven werken, terwijl Prostream veel meer functionaliteiten biedt. Daar maakten we niet optimaal gebruik van, dat was een punt waar we tegenaan liepen. We hebben er wel aan gewerkt om te zorgen dat we alle mogelijkheden die het biedt, konden oppakken. Dat was de grootste uitdaging bij ons: niet willen blijven werken zoals je nu werkt, maar kijk ook naar de toekomst en hoe je kunt gáán werken.

RK: Nicole, herken je je daarin?

NvE: Ja, inderdaad! Er waren zeker collega’s die er niet zoveel in zagen om dit allemaal te “moeten”. Bouwmensen zijn geen ICT’ers: dat zijn bouwers, praktische mensen. Een platform moet makkelijk te begrijpen zijn, voor iedereen. Zeker met de vernieuwingsslag naar Prostream, is het een stuk overzichtelijker geworden. In Docstream was het al duidelijk, maar met Prostream is het helemaal zo neergezet dat het voor iedereen makkelijk te snappen is. Ik denk dat dat wel heel belangrijk is.

Bouwmensen zijn geen ICT’ers: een digitaal platform moet makkelijk te begrijpen zijn.

PB: Heeft digitalisering jullie werk dan ook makkelijker gemaakt Nicole?

NvE: Ja, zeker. De uitvoerders hebben nu altijd de goede versie op de bouw, maar ook bij het delen van documenten met bijvoorbeeld klanten, weet je gewoon zeker dat je altijd de goede versie hebt. Wat dat betreft heeft digitalisering ons werk wel echt makkelijker gemaakt.

RvE: Voor ons is dat op dit moment nog iets minder, omdat veel projecten nog aan het opstarten zijn. Wij zijn meer bezig met quality control, dus we zijn nog aan het testen met Prostream. Dat gaat voor ons wel de extra stap maken, dus wij hopen binnenkort die extra efficiëntie-stap te kunnen zetten.

RK: Nicole, je hebt wel eens verteld dat jullie een lokkertje in Docstream hebben geplaatst. Kun je ons daar eens in meenemen?

NvE: Omdat wij dit tegelijk deden met de ISO-certificering, moesten we rond die tijd ook alle standaard formulieren centraliseren. Wat we daarom gedaan hebben, is alle standaard documenten, zoals de uitvoerder die een werkbon moet maken, of de planning, al die documenten hebben wij op Docstream gezet. Hierdoor gingen mensen al standaard naar Docstream om die documenten te pakken. Daarna was de stap om je projectinformatie daar vandaan te halen, niet zo groot meer. Anders was het lastiger geweest, nu moesten ze er toch zijn voor allerlei documenten.

Na een tijdje kregen we ook de terugkoppeling dat het eigenlijk superfijn is ingericht. Daarom hebben we nu in Prostream weer dezelfde constructie, ons complete ISO-handboek met alle standaard documenten staan er ook weer op, samen met alle projecten, en zo hebben we dat draagvlak gecreëerd.

RK: Zeker een goede stap, denk ik! Rosan, hoe is dat voor jullie?

RvE: Toen wij met Docstream gingen werken, was onze afdeling nog heel klein. Iedereen wilde er wel mee werken, dus het creëren van draagvlak was niet echt nodig. We moesten voornamelijk onze moederorganisatie in Duitsland overtuigen dat het een veilig en degelijk systeem is om ermee te kunnen werken.

Kijk bij het digitaliseren vooral naar de lange termijn.

PB: Is er een stappenplan dat jullie willen adviseren aan bedrijven die willen digitaliseren of de eerste stap hebben gezet?

RvE: Kijk waar je naartoe wil, niet alleen op korte termijn maar ook op lange termijn. Wat moet het systeem ook op lange termijn voor je brengen? Vanuit daar moet je gaan kijken welke wijzigingen dat binnen je proces gaat leveren en daarover kun je in gesprek gaan met bepaalde collega’s. Vervolgens ga je het proces inrichten en begin je met de implementatie. Zorg dus eerst voor draagvlak en dat je hebt gekeken wat op zowel korte als lange termijn het beste zou werken.

NvE: Ik denk dat het vooral belangrijk is dat je een aantal enthousiastelingen binnen je organisatie hebt die alles gaan inrichten en uitrollen en gaan vertellen aan mensen. Zij zijn dan ook het aanspreekpunt op het moment dat mensen iets niet begrijpen, want je zal altijd op wat weerstand stuiten, of tenminste, over het algemeen is dat zo. Maar het is wel belangrijk: hoe breng je het? Maar ook dat mensen weten wie ze kunnen bellen als ze ergens niet uitkomen. Zo worden mensen ook echt enthousiast om daarin mee te gaan. Die gedachte moet je meenemen.

PB: Zijn er vragen vanuit de zaal?

Publiek: Hoe doe je het dan vanuit de bouw op de werkvloer, doe je controle op de werkvloer of gebeurt dat ergens anders? Is dat afgeschermd?

NvE: Of wij controles doen via Prostream, wisselt per collega. We doen veel van dat soort dingen wel lokaal. Bij Docstream plaatsten we opmerkingen wel vaak binnen Docstream dus dan konden andere mensen dat ook zien inderdaad. Dat is wel lastig hoor, hoe je daarmee omgaat. Ik merk zelf wel dat ik wel tekeningen upload maar de opmerking los verstuur naar de onderaannemer, zodat je het niet ook al deelt met de klant of uitvoerder. Er zit wel een module in Prostream waarmee je dat wel kan doen, toch?

PB: Zeker. We hebben een PDF-viewer die in het platform zit, en we merken in de markt dat veel partijen gebruikmaken van Acrobat Pro of Bluebeam om zelf opmerkingen te maken. Dat hebben we nu geïntegreerd in de applicatie zodat je ook met meerderen tegelijk elkaars commentaren zou kunnen zien als je dat zou willen. De volgende stap is om het met elkaar integraal te gaan controleren.

NvE: Dat is er wel, maar voor sommige collega’s is dat nog een stap te ver, voor anderen is dat wat makkelijker. Het is dus wel een beetje zoeken hoe je dat op een goede manier doet zodat het ook werkbaar blijft. Dat is wel echt belangrijk, dat het werkbaar blijft.

Publiek: Kun je die commentaren dan ook verbergen voor bepaalde personen?

PB: Dat heeft met je rol te maken. Ik kan me goed voorstellen dat je commentaren wil plaatsen die je niet wil delen met iedereen maar wil afschermen en dat kan. In de applicatie kun je ook heel taakgericht werken en de statussen bijhouden dus je kunt het afschermen, zeker.

Als er geen verdere vragen zijn, gaan we naar de slotvraag. Die is voor jou, Rosan: hoe denk jij dat de bouw eruitziet over vijf jaar?

AI gaat aan de voorkant signaleren dat er risico’s aankomen in een bepaalde fase van de bouw, zodat je daarop kunt inspelen.

RvE: Over 5 jaar denk ik dat de bouw veel meer met AI werkt, ik denk dat we daar allemaal steeds meer mee te maken gaan hebben, dus ook de bouw. Dan wordt de vraag: hoe gaat Prostream daarmee om?

PB: Ai, kaatst ze hem terug! Je hebt gelijk; ik denk dat AI een hippe term is, soms sta ik nog versteld van wat je er allemaal mee kunt. Maar ook wij als softwarepartij moeten daar iets mee. Het antwoord is tweeledig: aan de ene kant moeten we het inzetten om het de gebruiker makkelijker te maken op een hele laagdrempelige manier. Dat gaat in de applicatie zitten zodat je kunt zoeken op de inhoud van documenten. Daar ligt wel een behoefte, dat iemand niet meer weet hoe een document heet maar het nog kan terugvinden op de inhoud. Dan kan AI bestanden ook voor je samenvatten.

Er wordt heel veel gecommuniceerd binnen de bouw, er worden berichten gestuurd, er worden commentaren gestuurd, er worden taken uitgezet. Dan kan een AI-assistent je op dagbasis helpen om samen te vatten wat er die dag gebeurd is. “Hé Rosan, dit zijn documenten die voor jou relevant zijn, die geplaatst zijn. En let even op: je hebt op deze taak nog niet gereageerd.” Dat zijn dingen die we op korte termijn willen gaan faciliteren.

Dan maak ik een stapje naar de bouw over vijf jaar: we willen veel meer gaan inzetten op het voorspellen en helpen op basis van informatie. We zijn een platform, daar gaan heel veel projecten doorheen, dus wij zien eigenlijk qua gedrag al wat er in een project gebeurd is. Dus als jullie vaak scholen bouwen en dat heb je drie, vier keer gedaan als bedrijf, dan gaat AI je in de komende jaren helpen met voorspellen: in de afgelopen drie scholen zagen we constant at er in deze fase iets gebeurde, en die fase zit er weer aan te komen. Zo gaat hij aan de voorkant signaleren dat er risico’s aan kunnen gaan komen. Dus dat is een beeld dat wij hebben voor jullie als gebruiker.

Dan wil ik jullie bedanken, specifiek Nicole en Rosan.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.