Prostream en Dropbox: een eerlijke vergelijking

Projectleiders en werkvoorbereiders in de bouw kunnen tegenwoordig niet meer zonder een goed digitaal informatie- en documentmanagementsysteem. Alleen als je zeker weet dat je altijd werkt met de actueelste documenten en gegevens, kun je workflows en processen automatiseren of standaardiseren en voorkomen dat je het gros van de tijd bezig bent met brandjes blussen. 

We maakten al eerder een eerlijke vergelijking tussen Prostream en SharePoint. Een andere tool waar organisaties nog soms op terugvallen, zeker voor het delen van foto’s en bouwtekeningen, is Dropbox. Maar is dit wel het meest geschikte digitale gereedschap voor dit doel? Of is het toch verstandiger om te gaan voor een meer branchespecifieke oplossing als Prostream? Je leest het in dit artikel, waarin we een eerlijke vergelijking maken tussen Dropbox en de bouwsoftware van Prostream.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

Prostream is ontwikkeld met de wensen en behoeften van bouwbedrijven in het achterhoofd.

Wat kun je met Dropbox?

Dropbox is inmiddels uitgegroeid tot een populaire cloudoplossing voor het opslaan en delen van bestanden. Een Dropbox-account is toegankelijk vanaf je computer, op Dropbox.com (hier beheer je ook je accountvoorkeuren) en via de mobiele Dropbox-app.

Maar wat kun je zoal met Dropbox? Best wel wat. Denk bijvoorbeeld aan de volgende functionaliteiten:

• Bestanden synchroniseren met verschillende computers en mobiele apparaten en die bestanden gelijk delen met derden. 
• Standaard 2 GB aan opslagcapaciteit. Door te kiezen voor een betaald account kun je dit opschalen naar 1 TB.
• Een Dropboxmap die je helemaal naar eigen inzicht kunt inrichten. Je kunt meerdere hoofd- en submappen maken.
• Fotogalerijen maken bij het uploaden van foto’s naar de ‘Photos-map’.
• Met de mobiele Dropbox-app krijg je eenvoudig toegang tot bestanden via elke telefoon of tablet waarop je bent aangemeld. Zo kun je overal opmerkingen bekijken, ontvangstbewijzen en andere documenten scannen met de camera van je telefoon en zelfs bestanden beschikbaar maken voor offline-toegang.   
• Dropbox Paper is een online-werkruimte waarin mensen samen aan documenten kunnen werken. Deze functionaliteit lijkt qua mogelijkheden en inrichting veel op Google Docs.
• Je kunt een snelkoppeling naar een webpagina maken en opslaan in je Dropbox-account, op dezelfde manier als bij een bestand. Met snelkoppelingen houd je gemakkelijk materiaal van online projectbeheer en productiviteitstools, nieuwsberichten, wikipagina’s en Paper-documenten bij je overige werk in Dropbox.
• Je werk rechtstreeks delen vanuit je Dropbox-account. Alle bestandswijzigingen die je aanbrengt, worden automatisch in realtime bijgewerkt voor iedereen die je toegang hebt gegeven tot het bestand.
• Dropbox heeft een speciale beveiligingspagina waarop je instellingen kunt aanpassen en eenvoudig toezicht houdt op gekoppelde apparaten, actieve websessies en apps van derden. Je kunt apps ontkoppelen en apparaten wissen als je iets niet vertrouwt.

Wat kun je met Prostream?

Prostream is een document management systeem en kwaliteitsborgingstool, ontwikkeld met de wensen en behoeften van bouwbedrijven in het achterhoofd. Naast tamelijk generieke DMS-functionaliteiten, zoals de mogelijkheid om bestanden te previewen en delen, efficiënt versiebeheer dankzij doorlopende versienummers en volop mogelijkheden om op afstand samen te werken, heeft Prostream ook specialistische functionaliteiten die veel vergelijkbare oplossingen missen.

Je vindt in Prostream bijvoorbeeld een BIM-viewer. En niet zomaar eentje. De Autodesk Forge 3D Viewer is voor veel bouwprofessionals dé standaard binnen de huidige markt voor BIM-viewers. Met de tool kun je de eigenschappen van alle objecten in een model toetsen aan de gemaakte calculaties. Daarnaast is het mogelijk om de individuele elementen van een gebouw op detailniveau te bekijken door de getekende constructie virtueel op te splitsen in verschillende componenten.

De Forge Viewer geeft je ook de mogelijkheid om een horizontale of verticale dwarsdoorsnede van een 3D-model te maken. Daarnaast is er de mogelijkheid tot een virtuele wandeling door een gebouw, waardoor je naar een koper toe bijvoorbeeld alle beschikbare bouw- en interieuropties inzichtelijk en tastbaar maakt. 

Bij het vinden van een document, kun je met Prostream bovendien verder kijken dan de titel of het bestandstype. Je kunt namelijk ook zoeken op inhoud. Hang je tags en goede metadata aan je documenten? Dan vind je ze nog sneller en lopen ze automatisch mee met de stappen binnen jouw project. Met Prostream groepeer je bovendien taken. Heel handig als het gaat om stappen die medewerkers in een vaste volgorde moeten uitvoeren in één procedure.

Prostream biedt veel meer functionaliteiten aan die bovendien specifiek voor de bouw zijn gemaakt.

Wat is het verschil tussen Prostream en Dropbox?

Dropbox biedt de nodige mogelijkheden en functionaliteiten aan voor documentbeheer, informatiebeheer en samenwerking (op afstand) en is zeker handig voor studenten en zzp’ers. Prostream is daarentegen speciaal ontwikkeld voor de bouw en biedt daardoor veel onmisbare functionaliteiten voor specifiek die branche. Tijd voor een eerlijke vergelijking tussen de twee. 

Dropbox is in beginsel natuurlijk gratis, erg gebruiksvriendelijk en heeft een lage instapdrempel. Het is bovendien een tool die bij veel organisaties en mensen al bekend is en waar ze dus makkelijk mee werken. Maar wat betreft features die bouwers specifiek nodig hebben om efficiënter te werken, is het aanbod karig. 

De gratis versie van Dropbox is wat betreft opslagcapaciteit zeer beperkt. Aan 2 GB zit je snel, zeker als je werkt met grote bestanden zoals BIM-modellen, CAD-tekeningen of 3D-modellen. Daarnaast schiet Dropbox tekort op functionaliteiten die bouwers nodig hebben om goed werk op te leveren. Functies als upload- en downloadlogs, verwachte publicatiedata en de mogelijkheid om QR-codes te stempelen zitten standaard in Prostream, maar ontbreken in een generiek informatie- en documentmanagementsysteem als Dropbox.

Daarnaast zijn er in Prostream uitgebreidere mogelijkheden voorhanden om bestanden af te schermen. Denk bijvoorbeeld aan informatie voor de directie die niet bestemd is voor onderaannemers. Prostream is ook, meer dan Dropbox, geoptimaliseerd voor het snel versturen van grote bestanden als bouwtekeningen, CAD-tekeningen of interactieve modellen.  

Een andere beperking van Dropbox is dat je niet tegelijkertijd met meerdere mensen kunt samenwerken in een document. Als je dat wel doet, maakt Dropbox namelijk twee verschillende bestanden van het document. Dit betekent bijvoorbeeld dat je niet automatisch met de laatste versie van een bouwtekening of checklist werkt als iemand anders ook wijzigingen aanbrengt.

Kun je beter Prostream of Dropbox gebruiken?

Het belangrijkste verschil tussen Dropbox en Prostream is dat de eerste oplossing, net als een ander generieke mappenstructuur als Google Drive, geen documentmanagementsysteem is dat tegemoetkomt aan de uitdagingen die moderne bouwbedrijven tegenkomen. Dropbox is eigenlijk geen serieuze contender. Prostream levert alles wat Dropbox heeft, en meer. Daarnaast biedt Prostream ook een gratis trial waarmee je de oplossing leert kennen.

Met Prostream profiteer je van onderscheidende kenmerken als: 

• functionaliteiten en workflows die zijn toegespitst op projecten in de bouw;
• specifieke features voor de bouw die je niet krijgt bij algemene oplossingen;
• betere communicatie en advies: de leverancier heeft ervaring in de bouw.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.