Grote bestanden versturen: doe het veilig

Geschreven door:

Demi-Jo Smith, september 14, 2022

Grote bestanden versturen is in de bouwwereld aan de orde van de dag. Plannen, bouwtekeningen, foto’s, BIM-bestanden, allerlei data en documenten moeten onderling uitgewisseld worden. Dat wil je natuurlijk wel doen op een manier die veilig is. Naast veilig, moet het versturen van grote bestanden ook makkelijk en snel zijn. Maar hoe doe je dat nou: veilig grote bestanden versturen?

Grote documenten versturen, stapel documenten
Veel bestanden in de bouw zijn van groot formaat.

Waar moet je op letten bij het versturen van grote bestanden?   

Grote bestanden versturen kan op allerlei verschillende manieren. Maar voordat je dat doet, bedenk dan goed of je het wel veilig doet. Je wilt tenslotte niet dat je bouwplannen, tekeningen of begrotingen op straat komen te liggen. Naast de vertrouwelijkheid van je plannen, speelt ook de AVG een belangrijke rol. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geldt sinds 2018 en geeft aan dat je niet zomaar persoonsgegevens mag verwerken, opslaan en delen. Natuurlijk is het wenselijk om je data vertrouwelijk te houden, maar je bent dus ook wettelijk verplicht om op de juiste manier met je data om te gaan. 

Wat is belangrijk bij het versturen van grote bestanden:

  • Kunnen kwaadwillenden niet bij de bestanden komen?
  • Zijn de verzendlinks beveiligd?
  • Werk je met beveiligde bestanden?
  • Staan de servers in Europa, zodat de AVG geldt tijdens het hele proces?
  • Blijven de bestanden niet te lang ‘zomaar’ ergens staan?

We kennen allemaal wel een onfortuinlijk voorbeeld van een project dat helemaal mis is gegaan of veel vertraging heeft opgelopen doordat iemand per ongeluk met een oude bouwtekening aan de slag is gegaan.

Via welk platform ga je grote bestanden versturen?

Er zijn tal van manieren om grote bestanden te versturen. Via gratis en betaalde online platforms zoals WeTransfer of Dropbox, of via de mail bijvoorbeeld. Het nadeel van dergelijke platforms is dat er geen geautomatiseerd versiebeheer is. Dit is natuurlijk juist bij bouwtekeningen van groot belang. We kennen allemaal wel een onfortuinlijk voorbeeld van een project dat helemaal mis is gegaan of veel vertraging heeft opgelopen doordat iemand per ongeluk met een oude bouwtekening aan de slag is gegaan. Gelukkig zijn er ook andere oplossingen in de vorm van speciale software om documenten te bewaren, bewerken en delen. In een goed Document Management Systeem is wel automatisch versiebeheer opgenomen.

Wie kan je bestanden inzien?

Natuurlijk is het heel belangrijk dat alleen de juiste personen toegang hebben tot je bestanden. Daarbij is het belangrijk dat de betrokken partijen de bestanden ook daadwerkelijk ontvangen. Als je iedereen aparte links of mails stuurt, loop je het risico dat je mensen vergeet of dat je in een spambox belandt. Zorg er dus voor dat je in één keer je hele projectteam bereikt. Daarnaast is het fijn als je bij elk bestand autorisaties in kan stellen en rollen en rechten toe kunt kennen.

Grote bestanden versturen via een Document Management Systeem (DMS) 

Een ideale manier om grote bestanden te delen, is via een Document Management Systeem. Op deze manier weet je zeker dat jouw hele projectteam bij de bestanden kan, maar ben je ook gegarandeerd van een beveiligde omgeving. Iedereen die toegang nodig heeft, kan dat krijgen, voor anderen blijven de bestanden onbenaderbaar. Groot bijkomend voordeel: doordat de bestanden centraal in de cloud staan opgeslagen, werkt iedereen altijd in dezelfde versie. Geen fouten meer doordat er per ongeluk oude documenten circuleren of doordat mensen in verouderde versies werken: er is maar één bestand waar iedereen in werkt. En geen paniek, mocht je per ongeluk een hele tabel weggooien, dan kun je altijd terug naar een voorlaatste versie. Het systeem houdt automatisch versiebeheer bij en er is een log van uploads en downloads. Je kunt zo altijd zien wie wat gewijzigd heeft.

Lees hier alles over document management.

De voordelen van bestanden delen via een Document Management Systeem:

  • Goed beveiligde omgeving met servers in Europa (AVG proof).
  • Gespecificeerde autorisaties instellen per bestand.
  • Geautomatiseerd versiebeheer en up- en download logs.
  • Met je hele projectteam werken in hetzelfde bestand, nooit meer verouderde versies.
  • Bestanden of mappen delen via een beveiligde link.
  • Bestanden beveiligen met een wachtwoord en een verloopdatum.
  • Overzichtelijk versiebeheer voor alle bestanden.

Veilig, centraal, inzichtelijk en efficiënt. Zo simpel kan het zijn!

Hoe werkt het versturen van grote bestanden via een Document Management Systeem?

Het versturen van grote bestanden via een Document Management Systeem werkt over het algemeen heel eenvoudig. Natuurlijk is dat een beetje afhankelijk van welk systeem je gebruikt, maar in de meeste gevallen gaat het versturen van een bestand door het aanmaken van een link. De link kun je beveiligen met een wachtwoord en voorzien van een verloopdatum. Daarmee voorkom je dat ongenodigden toegang krijgen tot de bestanden. Je kunt deze link gebruiken voor al je bestanden. Van BIM-bestanden tot bouwtekeningen en foto’s van de werkplaats; er is geen datalimiet bij het delen van bestanden. De link verstuur je naar de ontvangers, deze kunnen hem openen en het bestand direct bewerken. Zodra zij het bestand opslaan, werkt iedereen weer in de meest actuele versie. Veilig, centraal, inzichtelijk en efficiënt. Zo simpel kan het zijn!