6 veel gemaakte fouten bij document management in de bouw

Document management is tegenwoordig hét buzzwoord in de bouw. Elk bouwbedrijf heeft wel een systeem om bestanden, foto’s, tekeningen en planningen veilig, efficiënt en eenvoudig te delen binnen het projectteam. Maar is dit systeem wel echt veilig en efficiënt? En is het überhaupt wel een document management systeem? 

Er gaat helaas nog regelmatig wat mis met het document management in de bouw. Wij zetten de zes meest gemaakte fouten op een rijtje, zodat jij deze alvast niet meer hoeft te maken.

1. Je document management systeem is geen document management systeem

Er zijn grote verschillen tussen de mate van digitalisering binnen bouwbedrijven. Het ene bedrijf is bijvoorbeeld nog maar net begonnen met het selecteren van een document management systeem. Terwijl het andere bedrijf al helemaal is voorbereid op de aanstaande Wet Kwaliteitsborging. Hier zijn alle processen al inzichtelijk en op orde. 

Bij die bedrijven die nog in de beginfase van digitalisatie staan, is er soms onduidelijkheid over wat een document management systeem nou precies is. Bouwers delen hun documenten bijvoorbeeld via Google Drive of WeTransfer en denken dat ze daarmee met een document management systeem werken. Niet dus. Het op deze manier delen van bestanden kan op zich prima werken. Zeker wanneer je niet al te grote bestanden hebt en niet heel vaak iets hoeft te delen. Maar het is géén document management systeem.

Lees hier alles over document management

2. Je gebruikt je document management systeem als opslagsysteem

Een document management systeem (DMS) is veel meer dan alleen een systeem om documenten op te slaan of te versturen. Het document management systeem is een innovatief platform waarop de verschillende projectleden, zowel intern als extern, makkelijk en veilig samen kunnen werken. De kern van het document management systeem is het delen van documenten met externe partijen en het gezamenlijk beheren van documenten. Hierbij wordt automatisch versiebeheer toegepast. 

Een document management systeem is essentieel in de bouw. Juist in deze sector, omdat je daar werkt aan projecten waarbij je altijd uit moet gaan van de laatste versie van een document, plan of tekening. Als een aannemer aan de slag gaat met een verouderde versie van een bouwtekening, kunnen de gevolgen op het gebied van budget en planning tenslotte gigantisch zijn. Via een document management systeem werken alle bouwpartners samen in centraal opgeslagen documenten. Zo weet je altijd zeker dat je met de meest actuele versie te maken hebt.

Met een goed document management systeem kun je de veiligheid van jouw data garanderen.

3. Er is onvoldoende aandacht voor veiligheid

Welk systeem je ook gebruikt, veiligheid staat centraal. Of zou in ieder geval centraal moeten staan. Wanneer je documenten deelt via downloadplatforms zoals WeTransfer of Dropbox, via WhatsApp of e-mail, ben je nooit helemaal gegarandeerd van optimale veiligheid. 

Met een goed document management systeem kun je de veiligheid van jouw data garanderen. Je verstuurt je bestanden via een beveiligde link met een verloopdatum. Ook kun je per document autorisaties, rollen en rechten toekennen. Zo kun je per document of map precies aangeven welke mensen of welke teams welke rechten hebben. Kunnen ze een document alleen lezen, of ook bewerken en hoe lang is de link geldig? Dat bepaal je allemaal zelf. Kies je voor maximale zekerheid, dan beveilig je je documenten met een wachtwoord en kun je ze standaard versleutelen bij het delen of versturen. 

4. Je haalt niet het maximale uit je document management systeem

Een document management systeem biedt tal van handige functies om jouw processen soepeler te laten verlopen en jouw bouwprojecten sneller en dus kostenefficiënter op te kunnen leveren. Het is dan ook eeuwig zonde als je geen gebruik maakt van al die mogelijkheden. 

Een goed document management systeem levert je alle tools om interne en externe documenten te digitaliseren, structureren, beheren en delen. Door op het platform samen te werken met interne en externe partners kun je plaatsonafhankelijk samenwerken, aan en in dezelfde documenten. Bovendien kun je workflows inrichten voor de automatische doorstroming van bestanden. Zo hoef je niet elke keer weer langs Henk van de planning of Mirjam van de budgetten. Alle betrokkenen krijgen automatisch een signaal en kunnen daar direct actie op ondernemen.

De stelregel is: gaat het over het project, dan deel je informatie uitsluitend via het document management systeem.

5. Je communiceert buiten het document management systeem om

Een document management systeem is een ideaal samenwerkingsplatform. Het is daarom onnodig en ook onwenselijk om ook nog via andere kanalen met projectleden te communiceren. Over het project dan natuurlijk hè. Iemand vragen hoe het gaat of feliciteren met zijn verjaardag, moet je vooral blijven doen. 

Het wordt een ander verhaal wanneer je bijvoorbeeld ook mailtjes of appjes verstuurt over aangepaste planningen of nieuwe ideeën. Hiermee loop je het risico dat informatie kwijtraakt in het proces, of niet aankomt bij mensen die ook op de hoogte moeten zijn. De stelregel is makkelijk: gaat het over het project, dan deel je informatie uitsluitend via het document management systeem.

6. De basis is niet op orde

Net zoals vroeger bij het papieren archief, geldt ook voor het document management systeem: de basis moet op orde zijn. In dat ouderwetse archief stonden alle ordners en dozen ook in een bepaalde volgorde. Datzelfde doe je in je document management systeem. 

Kies dus voor een overzichtelijke mappenstructuur en duidelijke naamgeving. Dit maakt het makkelijk om documenten terug te vinden. Extra handig: je kunt je documenten ook tags en metadata meegeven. Zo worden ze nog makkelijker gevonden door de projectleider. Je kunt bestanden zowel vinden op naam, als op kenmerk, bestandstype, inhoud of datum.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Conclusie

Het werken met een document management systeem heeft veel voordelen. Zeker als je werkt met specifieke bouw software. Je werkt sneller, slimmer, efficiënter en goedkoper. Besteed daarom tijd en aandacht aan het selecteren en inrichten van je systeem en maak bovenstaande fouten niet. Zo begin jij al met één-nul voorsprong.