Je data is pas écht veilig in een cloudoplossing
Hoe hou je overzicht op je projecten als je al je bestanden kwijt bent? Het antwoord op die vraag is waarschijnlijk: ‘niet’. Reden genoeg om je gegevens veilig te bewaren. Maar hoe doe je dat? Nog te vaak kiezen mensen voor opslag in eigen beheer. Dat lijkt veilig, maar schijn bedriegt. Een cloudoplossing biedt een betere én efficiëntere manier om (samen) te werken. Hier zijn 8 redenen om voor de cloud te kiezen.
1. Altijd de laatste versie bij de hand
Is dat de bouwtekening met de toevoeging van de architect of is die nog van voor de toevoeging? Weet de installateur al dat de loodgieter een extra afvoer gaat plaatsen? Wisten de bouwvakkers het ook?
Als iedereen de laatste versie van de tekeningen en planningen heeft, voorkom je vertragingen, extra werk en discussies over wie voor de kosten moet opdraaien. In de cloud zorg je met een DMS (Document management systeem) dat alle betrokken partijen bij de bestanden kunnen én hou je versies bij. Iedereen werkt met de laatste versie.
Versiebeheer kun je in theorie ook met je eigen opslagoplossing opzetten, maar de cloudversie werkt gegarandeerd bij iedereen. Zijn er desondanks toch problemen? Dan is er een gespecialiseerde partij die voor ondersteuning zorgt. Dat scheelt een hoop tijd en moeite.
In een cloudoplossing is de backup geregeld én getest.
2. Back-up van je data
Terug naar de openingsvraag: wat doe je als je al je bestanden kwijt bent? Als je op dat punt ontdekt dat de back-up niet in orde is, ben je in goed gezelschap. Velen gingen je voor. Bespaar jezelf dit pijnlijke leermoment met een cloudoplossing. Daar is de back-up geregeld én – minstens zo belangrijk – getest. Je bestanden zijn veilig: zelfs als je laptop in de vers gestorte fundering valt terwijl je telefoon met luid gekraak onder de rupsen van een shovel verdwijnt.
Lees hier alles over documenten managen.
3. Toegang en rechten beheren
Wie mag de tekeningen inzien en wie mag ze aanpassen? Welke partijen hebben toegang tot de planning? Via een cloudoplossing deel je niet alleen bestanden, maar kun je ook heel gesegmenteerd aangeven wat mensen ermee mogen doen. Zo kan de architect bijvoorbeeld tekeningen aanpassen, terwijl de aannemer ze alleen mag inzien. Minstens zo handig: jij houdt overzicht op wat er allemaal met de partijen is gedeeld. Je kunt eenvoudig mensen toevoegen en weer uit de lijst verwijderen.
4. Grote bestanden veilig delen
In het verlengde van toegang en rechten kun je bestanden ook veilig delen. Met een beetje cloudoplossing kun je een wachtwoord op bestanden zetten, dat geeft extra zekerheid dat ze niet door ongeautoriseerde partijen worden bekeken. Daarnaast kun je een tijdslot aan de bestanden toevoegen. Degene met wie je een voorstel deelt, heeft de tijd om ernaar te kijken. Verloopt die tijd, dan vervallen de toegangsrechten. Dat geeft extra zekerheid als het om vertrouwelijke informatie gaat.
Door gebruik van een cloudoplossing kun je de technische uitvoer van beveiliging in handen leggen van mensen die weten wat ze doen.
5. Beveiliging is technisch op orde
Hoe zorg je vanaf je eigen bestandsopslag dat de gegevens over een veilige verbinding lopen? Zijn de certificaten op orde? Is de firewall juist ingesteld? Welke mate van encryptie is nodig om die veiligheid te garanderen? Voldoe je daarmee volledig aan de AVG? Geen idee? Ieder zijn vak. Door gebruik van een cloudoplossing kun je de technische uitvoer van beveiliging in handen leggen van mensen die weten wat ze doen. Jij hebt de zekerheid dat je digitale infrastructuur op een solide basis én bij een gecertificeerde partij rust en kunt je focussen op jouw werk.
6. Meerdere locaties
Hoe veilig is je eigen bestandsopslag als er iets met jouw pand gebeurt? Om continuïteit te garanderen is het noodzakelijk om data op meerdere locaties op te slaan. Breekt er ergens brand uit, dan kun je al het onderhanden werk gewoon blijven inzien. Om veilig te zijn, wil je dat je data op minstens drie locaties gelijktijdig staat. Eén waar iets mis kan gaan, één waar je oplossing automatisch op terugvalt en een derde omdat een ongeluk nooit alleen komt.
7. Onderhoud en testen
Hoeveel tijd wil je besteden aan het onderhouden en testen van jouw data-infrastructuur? De leverancier van een cloudoplossing deelt daar een flink deel van zijn tijd voor in. De rest gaat op aan klantcontact en technische innovatie. Als je gewoon wilt focussen op bouwen met je bedrijf, kun je tegen zoveel specialisatie niet op. Door over te gaan naar een cloudoplossing kies je niet alleen voor gebruiksgemak, maar ook voor betrouwbaarheid en krijg je de zekerheid dat jouw oplossing met de mogelijkheden van technische vooruitgang mee groeit.
8. Kosten
De eenmalige aanschaf van je eigen opslag lijkt kostentechnisch misschien beter te overzien dan een abonnement op de cloud, maar het tegendeel is waar. Bij je cloud-abonnement is onderhoud en ondersteuning inbegrepen. Kies je voor een eigen oplossing, dan komt onderhoud daar alsnog maandelijks bij. Gaat er iets mis? Dan komen daar onverwachte kosten bovenop. Ga je uitbreiden? Dan moet je opnieuw investeren in extra hardware en gaan je kosten weer verder omhoog. En hoe lang gaat die investering precies mee? Zet maar vast geld opzij voor de volgende upgrade. Zit je in de cloud? Dan breid je gewoon je abonnement iets uit. Dat is transparant, beheersbaar en makkelijk geregeld.
Niemand wil stilstaan bij wat compleet verlies van al je gegevens voor de bedrijfsvoering betekent. Maar risico’s op dataverlies zijn er genoeg. Door te kiezen voor een cloudoplossing, kies je voor zekerheid. Jouw data is veilig. Daar komt een efficiëntere manier van (samen-)werken als bonus bovenop. Kortom: er is niet één reden om op de cloud over te stappen, er zijn er wel acht.
Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.