Wat is project management in de bouw?

Projectmanagement in de bouw is het planmatig beheren van een bouwproject van initiatief tot oplevering: je bewaakt tijd, kosten, scope en kwaliteit, en zorgt dat aannemer, onderaannemers, opdrachtgever en andere partijen vanuit dezelfde, actuele informatie werken. Het draait om het vinden van de juiste balans tussen de belangen van verschillende stakeholders, de resources (de mensen en middelen die je nodig hebt), de deliverables die je moet opleveren, en de afhankelijkheden tussen taken.

In dit artikel lees je wat projectmanagement in de bouw inhoudt, welke fasen en rollen erbij komen kijken, en wat er verandert zodra je niet één maar meerdere projecten tegelijk beheert.

De vier assen van projectmanagement

Goed projectmanagement stuurt voortdurend op vier punten tegelijk. Op de as tijd bepaal je de beoogde doorlooptijd van het project en wanneer welk onderdeel klaar moet zijn. Op de as kosten zet je het beschikbare budget in en bepaal je wat wel en niet haalbaar is binnen dat budget. De as scope bakent af wat wel en niet binnen het project valt, en welke onderdelen van de organisatie of het gebouw het raakt. En op de as kwaliteit bewaak je of het resultaat voldoet aan de gestelde eisen. Tijd, kosten en scope vormen samen de bekende duivelsdriehoek van projectmanagement: trek je aan één kant, dan voel je dat vrijwel altijd aan de andere twee.

Projectmanagement gaat meestal hand in hand met taakmanagement: je splitst het project op in behapbare taken, activiteiten en mijlpalen, rangschikt ze op prioriteit, en houdt met bijvoorbeeld timesheets bij wie waaraan werkt en hoeveel tijd dat kost

Elke fase heeft een ander doel en vraagt iets anders van de projectmanager.

De vijf fasen van een bouwproject

Een bouwproject doorloopt meestal vijf vaste fasen, van eerste idee tot ver na de oplevering. Elke fase heeft een ander doel en vraagt iets anders van de projectmanager.

1. Initiatie

De projectmanager beoordeelt het idee: past dit bij de organisatie, is het uitvoerbaar, en levert het genoeg op? Bij een positief antwoord volgt overleg met de opdrachtgever en overige stakeholders over scope en budget.

2. Planning

Doelen en kosten worden vastgelegd, net als de belangrijkste deliverables. Een communicatieprotocol beschrijft hoe projectmedewerkers en stakeholders met elkaar afstemmen. Taken, deadlines en verantwoordelijken worden toegewezen.

3. Uitvoering

Het project wordt zichtbaar: de projectmanager zet het team in elkaar, wijst mensen en middelen toe aan de juiste plekken en stuurt de dagelijkse voortgang aan.

4. Controle en monitoring

Deze fase loopt parallel aan de uitvoering. Worden deadlines gehaald? Blijft het budget op koers? Klopt de planning nog? Regelmatige afstemming houdt het project op koers.

5. Afsluiting en evaluatie

Na oplevering volgt een evaluatie: wat ging goed, wat had beter gekund, en wat neem je mee naar het volgende project?

Een bouwproject draait nooit om één persoon.

De rollen bij projectmanagement in de bouw

Een bouwproject draait nooit om één persoon. De projectmanager stuurt het project aan: hij maakt de planning, verdeelt het werk over het team en grijpt in zodra iets dreigt vast te lopen. Hij bewaakt daarbij het hele project, van resources (mensen en middelen) tot deliverables (de resultaten die opgeleverd moeten worden). De opdrachtgever is de eigenaar van de businesscase: hij beslist over budget en scope en geeft groen licht voor elke grote keuze. Het bouwwerk zelf wordt gerealiseerd door de teamleden: aannemers, onderaannemers, installateurs, ontwerpers en ingenieurs. Daarnaast zijn er stakeholders die tussen bouwplaats en opdrachtgever schakelen, zoals een werkvoorbereider of bouwbegeleider, en die zorgen dat beide kanten weten wat er speelt. En dan is er de klant: degene die uiteindelijk betaalt en gebruikmaakt van het opgeleverde gebouw, vaak vertegenwoordigd door iemand die namens hem meebeslist.

Van een paar naar veel projecten tegelijk

Alles hierboven gaat over het managen van één project. Maar wat verandert er als je bedrijf groeit en je meerdere projecten tegelijk draait?

Improviseren op ervaring en geheugen werkt zolang de optelsom van al je projecten in je hoofd past: dat kunnen twee grote projecten zijn, of acht kleine. Groeit die optelsom, dan kraakt die aanpak: je zoekt langer naar het juiste project dan naar het juiste document erin, nieuwe collega’s vinden niks terug, en rapporteren over al je projecten samen kost een halve dag knip- en plakwerk. Dat is geen kwestie van harder werken, maar van een andere structuur: één centraal overzicht van al je projecten, met een vaste, herkenbare indeling per project.

Herken je dit? Lees verder in Hoeveel projecten kun je aan voordat het misgaat?

Elk project levert leermomenten op voor het volgende.

De voordelen van projectmanagement

Projectmanagement zorgt voor orde en duidelijkheid: door taken goed in kaart te brengen en te visualiseren, met per taak een duidelijke taakeigenaar en deadline, voorkom je dat je stappen vergeet of overslaat. Diezelfde duidelijke rolverdeling verdeelt de werkbelasting eerlijk over het team, zodat niemand meer op zijn bord krijgt dan hij aankan. En omdat projectmanagement uitgaat van een gestructureerde werkwijze, levert elk project leermomenten op voor het volgende: wat ging goed, wat kan beter, en wat neem je mee naar de volgende deliverable.

Veelgestelde vragen over projectmanagement in de bouw

Grip op je volgende project

Projectmanagement wordt makkelijker met de juiste tools: een centrale, voor projectmedewerkers en stakeholders toegankelijke omgeving waarin alle documenten en informatie samenkomen. Benieuwd hoe dat werkt? Lees verder in Wat doet een projectmanager in de bouw? of ontdek wat een documentmanagementsysteem voor jouw projecten kan betekenen.