Voorkom deze 5 meestgemaakte fouten tijdens het managen van bouwprojecten

Fouten maken is menselijk, maar onnodige fouten wil je het liefst voorkomen. Zeker in een bouwproject, waarin een fout veel geld kan kosten. Projectmanagement is in de loop der jaren sterk verbeterd, maar nog altijd mislukt een groot deel van de projecten door onnodige fouten. Wereldwijd gaat het in ongeveer tweederde van de grote bouw- en infrastructuurprojecten mis.

Hoe voorkom je onnodige fouten in jouw bouwproject? We helpen je graag op weg en zetten de 5 meestgemaakte fouten in het managen van een bouwproject op een rij. 

1. Gebrek aan duidelijke doelstellingen

Voor elk project geldt dat er een duidelijk doel moet zijn waar alle projectmedewerkers op focussen. Een project waarvan de doelstelling vanaf het begin onduidelijk is, mislukt vrijwel zeker.

Hoe duidelijk een bepaalde doelstelling ook is, het komt vaak voor dat betrokkenen het toch anders zien of anders begrepen hebben. Communiceer het doel daarom altijd zo helder mogelijk, maar verifieer ook of iedereen het op dezelfde manier begrepen heeft. Een bewezen hulpmiddel daarbij is om doelstellingen vast te leggen met de SMART (Specifiek , Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) methode. 

De doelstelling moet niet alleen voor iedereen even duidelijk zijn, maar ook duidelijk begrensd.

De doelstelling moet niet alleen voor iedereen even duidelijk zijn, maar ook duidelijk begrensd. Leg daarom ook de grenzen van de projectdoelstellingen vast. Anders loop je risico op vertraging van het project.

2. Onduidelijke deadline

Het missen van deadlines kan vergaande gevolgen hebben en veel geld kosten. Zonder de oplevering van jouw project kunnen vervolgtrajecten misschien niet gestart worden. Duidelijke communicatie is essentieel: over de deadline van het project, maar ook de deadlines van de opeenvolgende fases binnen het project. 

De deadline is doorgaans verbonden aan de doelstelling van het project. Communiceer het doel én de deadline daarom altijd zo vroeg en zo duidelijk mogelijk. Ook hier geldt, verifieer ook of iedereen het op dezelfde manier begrepen heeft.

Naast duidelijk moet een deadline ook redelijk zijn. Afspraken maken waarvan iedereen van tevoren ziet dat ze niet haalbaar zijn werkt demotiverend. 

Stel als projectleider altijd een realistische deadline op, gebaseerd op hoeveel menskracht, tijd en geld er daadwerkelijk nodig is. Het is dan aan de opdrachtgever om te beslissen of ze daarmee akkoord gaan.

3.  Slechte communicatie

Slechte communicatie is een van de hoofdoorzaken van het falen van veel projecten. Niet op de hoogte zijn van de voortgang van anderen zorgt vaak voor vertraging. Zorg dat duidelijk is waar iedereen mee bezig is, en wat de status is van de betreffende werkzaamheden. 

Kom bijvoorbeeld – als het mogelijk is – elke dag een kwartiertje bij elkaar, puur om het overzicht te houden waar iedereen staat. Helaas gebeurt het onnodig vaak dat projectmedewerkers op elkaar gaan zitten wachten. Voorkom onduidelijke verantwoordelijkheden eenvoudig door altijd een (deel)project-owner te benoemen.

Geen enkel project is in beton gegoten, wijzigingen kunnen altijd voorkomen en zijn vaak zelfs noodzakelijk.

Slechte communicatie is ook funest bij wijzigingen. Geen enkel project is in beton gegoten, wijzigingen kunnen altijd voorkomen en zijn vaak zelfs noodzakelijk. Maar communiceer er altijd duidelijk over met alle betrokkenen. Voor een soepele voortgang van het project moet iedereen op de hoogte zijn zodra er iets wijzigt. Wat hierbij helpt is om een standaardprocedure met bijbehorende documenten voor wijzigingen in te richten.

4. Onduidelijke taken

Onvolledige projectschema’s zorgen ervoor dat niet iedereen weet wat ze precies moeten doen. Je kunt de beste tools en de handigste templates gebruiken, maar als ze niet worden bijgehouden, kan er van alles misgaan. Zorg dus dat ze altijd volledig en up-to-date zijn. 

Hoe doe je dat? Het helpt om dit als een primaire taak te zien en niet als iets dat ‘ook nog moet gebeuren’. Blok dagelijks tijd in je agenda om projectschema’s en taakverdelingen up-to-date te houden.

Vaak zijn er afhankelijkheden tussen taken. Daarom is het belangrijk altijd een tool te gebruiken, zoals bouw software, waarin je taken kunt koppelen. Je kunt dan in één actie zowel de verantwoordelijken voor een bepaalde taak én van de taken die daarvan afhankelijk zijn op de hoogte stellen bij wijzigingen.

5. Relaties tussen projecten missen

Vaak lopen er meerdere projecten parallel aan elkaar. Zorg dat je op de hoogte bent en houd contact met collega-projectleiders. De kans is groot dat je voordeel kunt behalen door te kijken waar projecten elkaar raken of zelfs misschien overlappen. Voorkom dat je steeds opnieuw het wiel aan het uitvinden bent op allerlei gebieden. Kennis delen of samenwerken met andere projecten biedt veel kansen op versnelling en kwaliteitsverbetering van je eigen project.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.