“Neem de tijd voor automatisering en verandering.”

Dit artikel is geschreven over Snagstream, de solide basis waarop in Prostream verder wordt gebouwd. De componenten van de producten zullen hetzelfde zijn, maar worden op termijn in Prostream aangevuld met de moderne functies van nu. Onderstaand stuk geeft een goed beeld van zowel de essentie van Snagstream, als de toekomstige functies van Prostream.

Intal ontwikkelt, engineert, produceert en levert effectieve circulaire aluminium raam-, deur- en vliesgevelsystemen. Voor de kwaliteitsregistratie maakt Intal gebruik van Snagstream; een veelgebruikte kwaliteitsapp in de bouw. Het grote voordeel daarvan? 100% betrouwbaarheid van data.

Dick Rinia is bij Intal verantwoordelijk voor de implementatie van Snagstream. In de zomer van 2022 heeft Intal na een uitgebreide selectie gekozen voor Snagstream. “Wij zijn een bedrijf dat dingen op een andere manier doet. We werken volgens de principes van LEAN en met onze eigen Intal methode. Dat maakt het uitzoeken van software lastiger: Je wil iets kopen waarmee je direct aan de gang kunt en dat 100% op jouw werkproces aansluit, maar dat bestond niet. We hebben ook uitgezocht wat het zou inhouden om zelf iets te laten ontwikkelen, maar dat bleek een zeer kostbaar en langdurig traject te zijn. We hebben toen een aantal partijen uitgenodigd om te kijken hoe die systemen voor ons zouden kunnen werken. Snagstream bleek hierin het meest flexibel te zijn. Daarnaast was het laagdrempelig om mee te starten, dus hebben we voor Snagstream gekozen.”

De cijfers zijn nu representatief en kloppend

Kwaliteitscontrole vastleggen

Sinds januari van dit jaar is Dick vol bezig met de implementatie. “Ik zit er fulltime op en qua gebruik zitten we nu, half juni, bijna op 100%. Het doel was om per 1 juli 100% van onze projecten in Snagstream te registreren en dat gaan we redden. Dan zijn we ‘over’ en doen we de volledige kwaliteitscontrole via Snagstream. We zijn nog wel bezig met maatwerkaanpassingen, omdat we nog meer met het systeem willen dan nu mogelijk is. Een gespecialiseerde partner maakt nu met een API, een Application Programming Interface, een BI interface om nog meer werkzaamheden te automatiseren. Voor het gebruik van Snagstream liep alle communicatie rondom de uitvoering via mail, telefoon en WhatsApp. Dat zorgde ervoor dat het uitvoeren van kwaliteitscontroles en rapportages handmatig moest en daardoor tijdrovend en onbetrouwbaar was. Ons grootste doel was en is dat we alle kwaliteitsregistraties in Snagstream vastleggen. De WKB (Wet Kwaliteitsborging) komt eraan, daar is het belangrijk voor, maar ook voor de monitoring en bewaking van onze eigen processen en doorlooptijd.”

Geen verrassingen meer

“Bij handmatige registratie is de kwaliteit van die registratie persoonsgebonden. Met registratie in Snagstream hebben we meer inzicht en kunnen we de data toetsen, waardoor die betrouwbaar zijn en we niet meer voor verrassingen komen te staan,” aldus Dick. “We willen ook het liefst helemaal wegblijven van het opleversysteem van een aannemer, doordat we alle risico’s en kosten in een veel eerder stadium hebben vastgelegd. Als je een verdieping aan het monteren bent, heb je op kantoor geen idee hoe het ervoor staat. Voorheen moesten we dan mailen of bellen over de status, en dan vertrouwen op de update van een (onder)aannemer. Dat is moeilijk vast te leggen, waardoor dat minder gebeurt. Met Snagstream leggen we van alle kozijnen per positie de status vast. Per raam wordt de status op groen gezet zodra het af is, er wordt een foto van gemaakt voor bij het opleverrapport en dan kun je verder.”

Problemen voorkomen

Onze bouwpartners en meewerkende partijen snappen ook steeds meer dat deze vorm van registratie zich terugverdient en dat het ze helpt bij bijvoorbeeld discussies over manco leveringen of schades, geeft Dick aan. “Er ontstaat langzaam een omslag bij montagepartners die in principe het liefst alleen zoveel mogelijk vierkante meters maken. Zij ontdekken allerlei opties en vragen actief of ze extra zaken mogen toevoegen in Snagstream. Bijvoorbeeld als een aannemer wil dat er gemonteerd wordt terwijl de ondergrond niet goed is, dan wil de montagepartij dat graag vastleggen voor het geval er achteraf onenigheid over komt. Dat is een heel positieve ontwikkeling. In eerste instantie was de reactie vooral dat ze niet op extra werk zaten te wachten, maar nu gaan ze ook de voordelen zien. Het is nog groeiend, maar we hebben nu in ieder geval een heel makkelijke tool die iedereen kent en ondersteuning biedt.”

Als het in Snagstream staat, kun je het toetsen en weet je dat alle informatie die erin staat klopt.

Prettige samenwerking

De betrouwbaarheid van de data is het grootste voordeel voor Dick. “Als het erin staat, kun je het toetsen en dan weet je dat alle informatie die erin staat ook klopt. Als de informatie niet goed is toegevoegd, kun je hierop sturen. Je kunt alles controleren en biedt mogelijkheden. Alle geschiedenis van de snags is op te halen. We zijn nu bezig om nog meer uit de database te halen, het is jammer dat dat nog niet standaard is, maar de mogelijkheden zijn er. Alle denkbare analyses die je wilt doen, zijn mogelijk. De samenwerking met Pro4all is ook heel prettig. Je merkt dat zij er ook plezier in hebben. Ze denken mee, zijn eerlijk over de mogelijkheden en onmogelijkheden. Ik heb nooit het idee dat ze wat proberen te verkopen.”

De tijd nemen

De implementatie heeft tot nu toe ongeveer een half jaar geduurd en dat is ook goed, vindt Dick. ”Verbetertrajecten hebben tijd nodig, die kun je niet te snel doen. Veranderingen hebben tijd nodig om te landen. Mensen moeten eraan wennen, ze moeten er over na kunnen denken, dat kan je niet van de een op de andere dag doen. Het heeft ook echt geholpen dat ik hier fulltime mee bezig ben. Je moet ruimte in je hoofd hebben om zoiets te implementeren. Mijn grootste tip voor het implementeren van Snagstream? Projecten kleiner maken en het proces vertragen. Maar dat geldt eigenlijk voor het hele leven. Veranderingen hebben tijd nodig. Het heeft bij mij ook lang geduurd voordat ik dat besefte.”