Bouwbedrijven en aannemersbedrijven kunnen faalkosten voorkomen

Geschreven door:

Demi-Jo Smith, augustus 31, 2022

Faalkosten hangen als een donkere wolk boven de bouw. Zowel bouw- als aannemersbedrijven hebben te maken met deze marge-killers.

Maar waar komen ze vandaan? Volgens de ontwikkelaars zijn het de ontwerpers. De ontwerpers zien de aannemers als bron. Die leggen al snel het probleem bij de uitvoerders. Iedereen wijst naar de ander; en allemaal hebben ze ongelijk. Miscommunicatie is namelijk de belangrijkste bron van faalkosten. En daar kunnen we samen wat aan doen.

Bouw- en aannemersbedrijven voorkomen faalkosten door betere communicatie

Wie heeft dat gedaan?

Als de afvoer van de eerste verdieping niet oplijnt met die op de begane grond, is dat dan de schuld van de bouwvakkers? Had de loodgieter gewoon extra koppelstukken mee moeten nemen? Was het de architect die zijn wijzigingen duidelijker had moeten communiceren? Of zullen we gewoon de projectleider direct aansprakelijk stellen? De kosten van een vergissing zijn hoog. De zoektocht naar degene die de rekening moet oppakken, is ook niet goedkoop. Dat is jammer. Het is weggegooid geld dat ten koste gaat van toch al krappe marges van zowel aannemersbedrijven als bouwbedrijven.

Voorkom communicatieproblemen

Het is ook niet nodig. Met bouwmanagementsoftware voorkom je deze (en vergelijkbare) problemen. In een bouwmanagementomgeving hou je als bouw- of aannemersbedrijf alle bestanden en communicatie rondom een project bij. Vanaf hier wijs je taken toe, hou je overzicht op de communicatie en kun je de bouwtekeningen inzien. Met het versiebeheer uit zo’n omgeving had je bij bovenstaand voorbeeld direct al de zekerheid dat iedere betrokkene met de laatste versie van de bouwtekening aan de slag was.

Lees hier alles over het beheren van bestanden.

Je wil dat de juiste mensen altijd bij hun gegevens kunnen, niet dat Jan en Alleman lekker kunnen grasduinen door alles wat er is.

Altijd je gegevens bij de hand

Je zou natuurlijk kunnen denken dat al die bestanden in één omgeving niet altijd voor iedereen beschikbaar zijn. Dat is een vergissing. Een bouwmanagementomgeving zorgt dat alle bestanden, ook grote bestanden, altijd via internet beschikbaar zijn. Stap je even buiten ontvangst, dan zorgt de software dat je bestanden offline beschikbaar blijven. Stap je weer binnen bereik, dan worden jouw gegevens gesynchroniseerd. Alleen als jij geen recht hebt om een bestand te bekijken, kun je er niet bij. Als bouw- of aannemersbedrijf wil je dat de juiste mensen altijd bij hun gegevens kunnen, niet dat Jan en Alleman lekker kunnen grasduinen door alles wat er is.  

Internet op de bouwplaats?

Je kunt je afvragen of iedereen wel bij internet kan tijdens zijn werk. Afgaande op de stroom WhatsApp berichten vanaf de gemiddelde bouwplaats, kun je veilig veronderstellen dat internet in iedere broekzak zit. Natuurlijk heb je voor sommige toepassingen een tablet of laptop nodig. Zijn die niet kwetsbaar? Op zich wel, maar met de juiste beschermhoes overleven die apparaten de woestijn, fabrieken en offshore installaties. Een bouwplaats mag geen probleem zijn.

Digitale ondersteuning is er niet alleen voor goede communicatie, het versnelt ook het werk.

Is er voor bouwbedrijven tijd om digitaal te werken?

Maar waarom zou je de moeite nemen om digitaal te gaan werken? Was er niet al een tekort aan tijd? Digitale ondersteuning is er niet alleen voor goede communicatie, het versnelt ook het werk. Leg bijvoorbeeld informatie vast via standaard formulieren, dan hoef je (bijna) nooit meer om opheldering te vragen. Of wat dacht je van de mogelijkheid om met een foto afwijkingen te melden? De gekraakte wc-pot op Project 415-712 is een stuk sneller te vervangen als daarbij ook het typenummer van de pot staat, en dat het om appartement 904, op de 9e verdieping gaat. Maak het nog eenvoudiger: plaats een pictogram (Snag) op de kaart, dan hoef je niet eens te lezen om te zien waar werk aan de winkel is. De loodgieter kan met één tocht naar boven het probleem oplossen.

Afwijkingen eenvoudige oplossen

Minstens zo handig: als de installateur afsluit met een foto van het nieuwe toilet, heb jij gelijk een kwaliteitsbevestiging. Zo werk je taken af én verzamel je op eenvoudige wijze gegevens voor je rapportages. De voortgang is beter in beeld te krijgen en je kunt je budgetten goed in de gaten houden. Met een bouwmanagementsysteem kun je alle kwaliteitsgegevens gelijk ook goed opslaan. Zo regel je een deel van de administratie rondom de Wet kwaliteitsborging (Wkb).

Taken uitvoeren

Maar wie gaat de taken uitvoeren? En worden ze ook uitgevoerd? In een bouwmanagementomgeving hou je niet alleen bestanden, budgetten en afspraken bij, je kunt ook mensen koppelen aan taken. Die krijgen bericht met wat ze moeten doen (en waar ze dat moeten doen). Ze kunnen een bericht terugsturen als de taak is uitgevoerd. Je kunt verplicht stellen dat er een foto van het geleverde werk wordt gemaakt en dat er bewijs van gebruik van het juiste materiaal wordt geleverd. Jij weet zeker dat mensen op de hoogte zijn, zien dat ze dat ook doen en timmert je juridische verplichtingen als bouw- of aannemersbedrijf goed dicht.

Handige inrichting neem je dan gewoon mee naar de volgende klus. Zo maak je van een praktische oplossing, jouw praktische oplossing.

Projecten opleveren

Met zulke ondersteuning lever je uiteindelijk jouw projecten binnen de gestelde tijd op. Zo niet, dan kun je precies zien waar het mis gegaan is en daar de volgende keer rekening mee houden. Sterker nog. Als het goed is leert jouw software van je projecten. Handige inrichting neem je dan gewoon mee naar de volgende klus. Zo maak je van een praktische oplossing, jouw praktische oplossing.

Goede communicatie voorkomt faalkosten

Miscommunicatie leidt tot faalkosten. Faalkosten leiden tot verliesgevende projecten. Dat wil je voorkomen. Door over te stappen op bouwmanagementsoftware stroomlijn je de communicatie en voorkom je fouten. Iedereen heeft toegang tot belangrijke gegevens. Twijfel over wie een taak uit moet voeren valt weg en je ziet wat er is uitgevoerd. Dat geeft overzicht over wat er loopt en wat er (nog) niet in gang gezet is. Als het onverhoopt toch mis loopt, kun je eenvoudiger zien waar het mis is gegaan. Dan hoeven we niet meer allemaal naar elkaar te wijzen.