Giesbers Rotterdam

“Het versie nummer loopt door, dus je weet dat je altijd met de laatste stukken werkt.”

Over versiebeheer.

Giesbers Rotterdam

Tijdens een project komen er nogal wat documenten voorbij. Of misschien is bestanden een beter woord, want wat je nodig hebt om tot een resultaat te komen kan echt van alles zijn. Denk aan word-bestanden, blauwdrukken, audio- en video-opnames, 3D-modellen en nog veel meer. Het is dan van levensbelang dat je document management systeem op orde is. Daarover spraken wij met Simon James van Giesbers Rotterdam.

Communicatie is key

“[Prostream] gebruiken we allereerst in het voortraject, om documenten te kunnen verspreiden met elkaar,” begint James. “Dat doen we om te zorgen dat mailtjes niet verloren raken of dat mailtjes niet verstuurd worden. Er komt nu puur een melding vanuit [Prostream] van: let op, er staat weer een nieuw document. Of dat nou een tekening, een rapport of een BIM-model is maakt niet uit. En dan kun je daarin de afspraken maken. Hoe lang hebben we? Wat moeten we ervan vinden? En wanneer gaan we door naar de volgende stap?”

Werk altijd met de laatste stukken

Dat die communicatie via Prostream verloopt én wordt geborgd is heel handig. Zo kun je altijd zien wie er iets over welk document heeft gezegd en wanneer precies. Daarnaast verandert een document nog wel eens. Bijvoorbeeld bij een revisie of een volledige vervanging. Dan wil je wel dat al die informatie bij elkaar blijft. Gelukkig kan dat allemaal.

Je ziet wel dat het versienummer doorloopt, dus je weet dat je met de laatste stukken werkt.

Daarover vertelt James: “Ik zorg dat alles erop staat, dat het definitief gemaakt en desnoods ook bevroren is. Daardoor kan iedereen alleen maar bij dít – het meest recente – document. Op het moment dat er een nieuwe versie of revisie is, dan kun je die er overheen uploaden. De oude documenten, die blijven behouden, maar die zie je in principe niet meer. Je ziet wel dat het versienummer doorloopt, dus je weet dat je met de laatste stukken werkt.”

Scan de QR-code

Protip: Trouwens, mocht je nog een extra zekerheid willen inbouwen betreft het werken met de laatste stukken, dan hebben we een handige functie voor je: de QR-codescanner. Je plaatst met een enkele klik een QR-code op je document en scant die voor je begint aan je werk met je telefoon. Je krijgt dan direct op je scherm te zien of je met de meest recente versie werkt.

in de praktijk

Giesbers Rotterdam gebruikt deze features

Ga naar "Automatisch versiebeheer"
Automatische Versienummers

Automatisch versiebeheer

Werk altijd met de laatste versie van een document door de automatisch doorlopende versienummers. Historische versies bekijk je alleen als je actie onderneemt, zo werk je altijd met het meest recente document.

Ga naar "Grote bestanden versturen"
Grote bestanden versturen

Grote bestanden versturen

Met enkele klikken verstuur je grote bestanden óf grote hoeveelheden bestanden met binnen je bedrijf, maar ook buiten je bedrijf. Beveiligd met een wachtwoord, zodat alleen de juiste persoon ze kan lezen.

Ga naar "Notificaties"
Icon_Nuttige notificaties

Notificaties

Geef zelf aan hoe vaak je notificaties wil ontvangen of – bijvoorbeeld als projectbeheerder – hoe vaak anderen ze ontvangen. Zo zijn de juiste personen altijd op de hoogte.

Ga naar "Slimme processen"
Slimme processen

Slimme processen

Om van elk project een meesterwerk te maken wil je niet steeds het wiel opnieuw uitvinden. Daarom groepeert Prostream taken die in een vaste volgorde uitgevoerd moeten worden in een procedure, zodat je die bij elk project opnieuw kan gebruiken.