“Hoe Heylen Warehouses met een document management systeem voor foutloze projecten zorgt.”

Heylen Warehouses - foto door Jeroen Verrecht

In de twintig jaar dat we slimme software voor de bouw maken, zijn er al flink wat interessante partijen die de revue hebben gepasseerd om met Prostream (of voorgangers Docstream en Snagstream), aan de slag te gaan. Daar zijn we niet alleen trots op, daar kunnen we ook nog eens veel van leren. Vandaar dat we het gesprek opzochten met Dries Claes van Heylen Warehouses (uit België) om uit te vinden hoe slim samenwerken er bij hen uitziet.

Heylen Warehouses: een échte projectmanager

“Heylen Warehouses investeert in logistiek en semi-industrieel vastgoed,” begint Claes. “We ontwikkelen het, we bouwen het én we beheren het. Daardoor hebben we unieke relaties met de klant voor de lange termijn. Als je ons een ontwikkelaar zou noemen – in de Nederlandse zin van het woord – dan zijn we dat niet echt, want we bouwen ook echt. We gaan met alle aannemers een veel closere relatie aan. En als we het dan over digitalisering hebben, is het heel belangrijk dat we alles kunnen terugvinden in het systeem, mochten er later problemen optreden. Dan weten we precies wat we toen in het bouwproces hebben gedaan.”

Digitalisering begint dus allemaal met een documentenapp

We hebben het over document management systeem Docstream en quality control systeem Snagstream, die nu zijn gebundeld in Prostream en al jaren worden gebruikt door Heylen. “En daar zijn we nog steeds blij mee,” aldus Claes. “De voornaamste reden daarvoor is dat wij met zeer veel externen werken. Bij onze projecten werken we met één of hooguit twee eigen personen, waardoor wij maar 2% van alle documenten in de Docstream-omgeving zelf plaatsen. Daarbinnen kunnen wij heel simpel iedereen toegang geven tot hun eigen stukje – dus niet tot alles – en zo houden we op een eenvoudige manier controle over de complexe structuur van talloze aannemers, partners en interne medewerkers binnen diverse projecten.

Zet je eigen stenen erop

“Daar komt trouwens ook bij dat wij onze onderaannemers veel verantwoordelijkheid geven,” vervolgt hij. “Een metselaar moet bijvoorbeeld ‘zijn eigen stenen’ op Docstream of Prostream zetten. Stel dat iemand dan de documenten van die metselaar nodig heeft en die staan er niet op, dan zeggen wij: “jullie weten elkaar te vinden. Zo heeft iedereen zijn verantwoordelijkheid. Een groot voordeel is dan dat iedereen altijd snel de benodigde documenten kan vinden, máár dan moet de software dus wel zo duidelijk zijn dat iedereen snel z’n weg weet te vinden. Dat is gelukkig zo met Docstream.”

Voordelen ten opzichte van Dropbox

Op de vraag hoe dat dan vóór het Prostream-tijdperk ging antwoordt Claes: Hiervoor werkten we met een Dropbox-systeem. En daarmee ondervonden we nogal wat problemen. Zo was er bijvoorbeeld geen optie voor versiebeheer en kon je gebruikers ook geen rechten toewijzen. Als een architect dan iets met ons wilde delen waar niet iedereen aan mocht komen, dan moest er een aparte Dropbox worden geopend. Uiteindelijk zat je dan met zoveel Dropboxen dat je het overzicht verloor. Daardoor zagen we snel de noodzaak om het zelf te gaan beheren binnen één documentatiesysteem.

Grote bestanden delen met wie je wilt

“Een functie die we heel veel gebruiken is de bezorgfunctie of het bericht,” vertelt hij. “Stel, ik wil een groot bestand versturen aan iemand die al dan niet in Docstream werkt, dan kan dat. Het is heel flexibel en heeft grote voordelen ten opzichte van bijvoorbeeld WeTransfer. De link die je stuurt is namelijk eeuwig geldig, tot je zelf bepaalt dat-ie verlopen is. Je hoeft alleen maar te zorgen dat het document op Docstream staat en daarmee is het zelfs nog beter dan de betaalde versie van WeTransfer.”

Je kwaliteitssysteem op je GSM

Nu werkt Heylen Warehouses niet alleen met Docstream, maar ook met kwaliteitssysteem Snagstream. “Daarmee doen we de Snagstream-rondes,” vertelt Claes. “We weten dat iedereen de hele dag druk aan het werk is, maar daardoor worden er hier en daar puntjes vergeten. We lopen dan over de werf en registreren op de iPad met foto en locatie-aanduiding waar nog iets opgelost moet worden. Dat is handig en zorgt voor gemakkelijke opvolging voor zowel het projectteam als de aannemer, die precies weet waar-ie op de werf moet zijn. Wat daarnaast regelmatig gebeurt is dat we met iets heel anders bezig zijn en dan toch ergens een verbeterpuntje zien. Dan pak ik zo mijn iPhone en maak een foto die ik op Snagstream zet. Dan kan het puntje snel opgelost worden. En als dat puntje is opgelost, kan de aannemer dat ook snel op Snagstream registreren. Zo hou je alles bij elkaar.”

Dit artikel is gebaseerd op een gesprek met Dries Claes over onze expertise in de bouw. Prostream richt zich gelukkig op alle industrieën waar processen plaatsvinden en is heel generiek toe te passen.

Uitgelichte foto is van: Jeroen Verrecht, met toestemmingen van Heylen Warehouses.