Metadata en tags
Metadata vertellen je meer over je documenten.
Metadata zijn gegevens die de kenmerken van bepaalde bestanden beschrijven. Het zijn eigenlijk gegevens over gegevens. Metadata geven bestanden een waardevolle context. Met behulp van sets zorg je ervoor dat alle documenten in een map worden voorzien van extra eigenschappen (elementen) die relevant zijn voor je project.
Wat zijn metadata en tags?
Labelen wordt leuk! Want als je tags en metadata aan je mappen en documenten hangt, dan lopen ze automatisch met de stappen in jouw project mee. Niks handmatig verslepen, één keer labelen is genoeg.
Hoe werken metadata en tags?
Creëer items om meta data sets te kunnen maken en koppel deze aan je mappen en documenten.
Een metadata item is een veld met een bepaald type waarde. Denk aan bijvoorbeeld een getalveld, datumveld of tekstveld. In Prostream heb je een aantal type items: Datum, Getal, Ja/Nee-optie, Keuze, Status en Tekst.
Bij het aanmaken van een nieuw metadata item kies je welk type op jouw item van toepassing is. Metadata items zijn noodzakelijk om een metadata set aan te kunnen maken.
Wat zijn de voordelen van metadata en tags?
Door het toevoegen van metadata items en sets kun je mappen en documenten nog meer eigen maken. Ook kan data zo makkelijker gevonden worden.
Maar dat was nog niet alles.
Zo maken we samenwerken makkelijk.
Tekeningen als onderlegger
Onderleggers zijn tekeningen waarop je snags, formulieren of rondes kan plaatsen. Zo zijn die taken gekoppeld aan een fysieke locatie.
Preview bestanden
Snel even een document checken zonder 'm ook meteen te hoeven downloaden? Bekijk dan de preview. Of het nou om een afbeelding, tekst, Microsoft Office-bestand, PDF of iets anders gaat, je kan op al je apparaten even snel een blik werpen.
Slimme processen
Om van elk project een meesterwerk te maken wil je niet steeds het wiel opnieuw uitvinden. Daarom groepeert Prostream taken die in een vaste volgorde uitgevoerd moeten worden in een procedure, zodat je die bij elk project opnieuw kan gebruiken.
Slimme mappen
In Prostream kun je naast een normale mappenstructuur gebruikmaken van slimme mappen die automatisch gevuld worden met documenten op basis van type of tags.