Lotte Schulenburg, Polybouw Aluminium B.V.
Zo implementeer je digitale kwaliteitscontroles
Dit artikel is geschreven over Snagstream, de solide basis waarop in Prostream verder wordt gebouwd. De componenten van de producten zullen hetzelfde zijn, maar worden op termijn in Prostream aangevuld met de moderne functies van nu. Onderstaand stuk geeft een goed beeld van zowel de essentie van Snagstream, als de toekomstige functies van Prostream.
Je ziet steeds minder kladblokken op de bouwplaats. Niet zo gek, want bouwpartners hebben behoefte aan inzicht en overzicht. Kwaliteitsborgingstools helpen om te voldoen aan de wet kwaliteitsborging, maken processen inzichtelijk en besparen op de administratieve last. Ook Polybouw Aluminium B.V., specialist in aluminium geveltechniek, was op zoek naar meer overzicht en efficiëntie. In februari 2022 begon Lotte Schulenburg hier aan het project om Snagstream te implementeren. Inmiddels zijn de eerste goede resultaten een feit.
Lotte vertelt hoe de keuze voor Snagstream is gemaakt. “We wilden overzicht creëren. Bijvoorbeeld als mensen ziek zijn, willen we dat anderen het project over kunnen nemen en weten wat er speelt. Wat zijn de afspraken die zijn gemaakt, wat is de geschiedenis van het project? Dat was voorheen heel moeilijk terug te vinden, want informatie werd overal en nergens opgeslagen of opgeschreven. We zijn toen op zoek gegaan naar een systeem en kwamen bij Snagstream uit. Andere programma’s waren vrij onoverzichtelijk en heel standaard. In Snagstream kun je zelf best veel aanpassen en veranderen, dat vonden we belangrijk.”
Voorheen werkten mensen met hele stapels papier. Al die informatie staat nu in het systeem.
Stapsgewijze implementatie
De implementatie gebeurde stapsgewijs. Lotte: “We zijn begonnen met een paar projecten en met mensen die het nieuwe systeem graag uit wilden proberen. De een heeft meer affiniteit met digitale middelen dan de ander, en het is makkelijker om te beginnen met mensen die het ook interessant vinden. Dat ging direct heel goed, dus daarna zijn we gaan werken om de rest ook mee te krijgen. We hebben een bijeenkomst gepland en zijn begonnen met de montageleiders. In de tweede bijeenkomst hebben we de monteurs en de productie meegenomen en als laatste hebben we de werkvoorbereiding toegevoegd. Zo hebben we geprobeerd om de communicatielijnen kort te houden en kon elke groep collega’s makkelijk terugkoppeling geven.”
Weg met de boekjes
De positieve resultaten zijn al duidelijk zichtbaar. “Ik denk dat we al heel veel hebben bereikt. Voorheen werkten mensen met hele stapels papier. Ze hielden alles bij in een montageboekje: van bestellijsten en bestellingen die zijn gedaan tot tekeningen, enzovoort. Al die informatie staat nu in het systeem. Het boekje hoeven ze nu dus niet meer mee te nemen, dat is superfijn. Alle informatie staat op één plek en is voor iedereen toegankelijk. Als iemand er niet is en iemand anders heeft een vraag, dan kan diegene het gewoon in het systeem opzoeken. We maken maximaal gebruik van alle mogelijkheden in Snagstream.”
Inzicht in inkoop
Ook voor de inkoop is Snagstream heel handig, geeft Lotte aan. “Wij werken veel met gevelelementen zoals ruiten, en die breken regelmatig. Als er een ruit is gebroken, kunnen mensen op de bouw daar nu heel makkelijk een foto van maken en die via het systeem gelijk doorsturen naar inkoop, zodat zij gelijk een nieuwe kunnen bestellen. Voorheen moest dat allemaal via de mail en werd dat bijgehouden op lijsten. Nu kun je gelijk de leverdatum zien en hoeven er geen berichten heen en weer gestuurd te worden over de status. Daarmee besparen we heel veel tijd. Je kan ook heel makkelijk het overzicht zien: alle informatie staat in de computer in plaats van op losse blaadjes. Je kunt heel makkelijk filteren en precies zien welke ruiten in bestelling zijn, met welk bestelbon-nummer en welke leverdatum.”
Mensen die nieuw binnenkomen en het systeem uitgelegd krijgen, pakken het heel makkelijk op. Mensen die er al jaren zijn, hebben soms nog wat moeite en pakken nog graag pen en papier. Het gaat het echt om gedragsverandering, dus dat kost altijd tijd.
Gedragsverandering
De nieuwe werkwijze was wel een hele omschakeling, geeft Lotte aan. “Mensen die nieuw binnenkomen en het systeem uitgelegd krijgen, pakken het heel makkelijk op. Mensen die er al jaren zijn, hebben soms nog wat moeite en pakken nog graag pen en papier. Het gaat het echt om gedragsverandering, dus dat kost altijd tijd. Sommige mensen willen wel, maar snappen het nog niet helemaal. Anderen hebben een beetje moeite met de verandering an sich. We sturen wel steeds meer op processen, zodat mensen er niet meer onderuit kunnen. Hoe meer mensen het systeem gebruiken, hoe meer ze ook wel inzien dat het echt handig is.” Lotte heeft regelmatig contact met Pro4all over zaken waar ze tegenaan loopt en hoe ze dat op kan lossen. “Dat is heel fijn. We krijgen altijd heel snel reactie, als het nodig is zelfs met filmpjes erbij van hoe het werkt. Dat helpt ons heel erg om iedereen op hetzelfde pad te krijgen.”
Zorg dat er iemand echt dedicated op zit, of werk met een werkgroep. Hou mensen betrokken, zorg dat je duidelijk maakt waarom je het doet en wat het voordeel is.
Levend houden
Lotte heeft ook nog een tip voor andere bedrijven die met Snagstream willen gaan werken. “Zorg dat er iemand echt dedicated op zit, of werk met een werkgroep. Hou mensen betrokken, zorg dat je duidelijk maakt waarom je het doet en wat het voordeel is. Door mensen aan te haken, zien ze de voordelen er sneller van in en maak je de implementatie makkelijker We zijn er ook nog niet. We hebben nog steeds regelmatig bijeenkomsten. Ik heb een werkgroepje met mensen van elke afdeling. In die werkgroep kijken we regelmatig waar we nu staan, wat we nog missen, waar we tegen aanlopen en wat al heel goed gaat. Zo houden we het levend.”
Deze features gebruikt Polybouw Aluminium B.V.
Kwaliteit borgen (met snags)
Bij afwijkingen plaats je gemakkelijk een Snag op een tekening. Maak verschillende standaard template snags aan voor verschillende constateringen; is het een gebrek, verbetering of een verzoek om informatie? Jij bepaalt het.
Formulieren
Stel op basis van jouw behoeften formulieren en checklists samen. Dankzij de herbruikbare velden ben je in een handomdraai klaar.
Tekeningen als onderlegger
Onderleggers zijn tekeningen waarop je snags, formulieren of rondes kan plaatsen. Zo zijn die taken gekoppeld aan een fysieke locatie.
Veiligheid van data
Software die zorgvuldig omgaat met jouw project- en bedrijfs(gevoelige) informatie. Dat voorkomt problemen.